マインドマップとガントチャートを連携するメリットを1年間試した経験から説明します

マインドマップを使っていて、考えただけで終わったことはないですか。

僕は実行力に欠けるので、頻繁に「考えただけ状態」に陥ります。思考を広げて整理する目的ならそれでも問題ないですが、計画を立てるためにマインドマップを使うことが多いので「実行しないと意味がない」のは日々、痛感しています。

この記事では「ガントチャート」について1年弱試してきた中で分かったことを紹介したいと思います。ガントチャートはマインドマップと合わせて使うと実行力が高まり、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができる最高の相棒といえる機能です。

マインドマップとガントチャートは相性抜群

マインドマップとガントチャートは、相性抜群の機能です。それぞれが受け持つ役割が被りませんし、互いが必要としている機能を相手が持っていて補完しあえる関係にあります。

(マインドマップソフトは多々ありますがほぼすべてでガントチャートは有料。お金を出してでも手に入れたい人が多いからキラーコンテンツになっているのでしょう)

 

少し詳しく説明します。

理由1 得意領域と苦手領域がはっきりと分かれ、被らない

マインドマップは思考を広げ構造化するのが得意

マインドマップの得意領域は、

  • 思考を広げること
  • 各要素に関連性を見出すこと
  • 入れ替え検討すること
  • 足りないものを出し尽くすこと

などです。

見方を変えると実行のための完璧なタスクリストを最も早く作り出せるツールだとも言えます。

しかし、そこで止まってしまうことが多いのが弱点です。作成したタスクをいつまでにするか、今どのような進捗かまでは管理できません。

マインドマップは概念のツールだからです。

ガントチャートは進捗を管理し日々評価する

ガントチャートは、個別のタスクに関連性を持たせたり進捗を細かく管理するのが得意です。

毎日どれだけ進んだのか遅れはあるのか関連するタスクはどれだけの時間を必要とするのか・・・これらが一目瞭然です。

依存関係、つまりどれを完了させれば次のレベルのタスクに取り掛かることができるかも手に取るようにわかります。

MindMasterマニュアルより

ガントチャートは実行のツールです。

得意領域は被らない

マインドマップとガントチャート、得意領域は被りません。鳥の目と虫の目、頭と手足、計画と実行、思考と現実のような関係性です。

もし得意領域が被っていると、多くのデメリットがあるのは想像に難くないと思います。

たとえば学習コスト。習得時間が倍かかります。役割分担の曖昧さからくるコストもあります。あるときはマインドマップを使い、あるときはガントチャートで作成する。役割分担ができていないと、「その機能」を作成したのがどちらのソフトなのか、成果物の場所が曖昧になります。サーチコストがかかり、脳内メモリも消費します。

僕はCorelDrawとAffinityDesignerなど似たような機能を持つソフトをいくつか持っていますが、これはホントに有限の資源である注意力を浪費します。

理由2 それぞれの求める機能が片方にある

マインドマップは実行力を求める

やることがありすぎて動けないということは非常によくあります。

マーケティングのよくある題材で

雑貨店でジャムを24種販売していたが3種だけに絞り込んだら売り上げがUPした。

つまり「人は迷うと判断を保留して後回しにし、動かなくなる」。

というものがあります。

マインドマップで作成したタスクリストにもこれと同じことが言えます。やることが多すぎる、もしくは把握できる範囲を超えるとどこからスタートすればよいか、迷って動けなくなるということです。

これを補うことがガントチャートならできます。トピックそれぞれについてかかる時間・実行者・取り掛かるタイミングを設定していく「作業」から始められるからです。

ガントチャートは俯瞰を求める

すでに見えているタスクの進捗管理に力を発揮する、ガントチャート。最大限に効果を発揮するには、漏れなくタスクを書き出せている前提が必要です。

やるべきことを書き洩らしていると予定すべてが台無しになり、上位トピックの締め切りにも悪影響を及ぼし、最終的に最上位トピックの「目的達成」が不可能になります。

これを補うことがマインドマップならできます。マインドマップは全体を俯瞰して足りない項目を書き出していくための手法だからです。

補完しあう効果である

マインドマップは実行力を、ガントチャートは実行に集中できる安心感を求めています。

マインドマップで過不足なく抽出したタスクを構造化し、ガントチャートで時間を割り振り進捗を管理していく。途中で思いがけない計画変更があったときにはマインドマップに戻り全体像を見ながら練り直したうえでガントチャートで再度実行する。

細部→全体・全体→細部へと移りながら作業を継続できるので、思考が途切れず時間が節約でき生産性が向上します。

理由3 デジタルのメリットが連携を支える

マインドマップとガントチャートを使うということは、ほぼ間違いなくデジタルのソフトウェアで行うことになるでしょう。(個人的には手書き好きでメモ魔ですが、マインドマップ+ガントチャートについてだけは手書きメリットを十分活かすのは難しいと思います)

マインドマップ+ガントチャート+デジタルのメリットはいくつかあって

  1. ドリル
  2. 要素の連携
  3. トピックの移動

が特に強力です。

ドリル

ドリルは、特定のトピックに集中するための機能です。1つのトピックにのみ焦点を当てることができ、残りのマップに注意を払わずに集中することができます。

※トピックは線などで囲まれたパーツです。

どんな広い範囲をマインドマップで管理していたとしても見やすいエリアにだけ集中することができます。つまり見やすさを確保するためにファイルを分割する必要がなくなり、一元管理できるということです。

要素の連携

ガントチャートの所要時間を変更すれば、すぐに上位トピックの総所要時間に反映されます。上位トピックはさらに上のトピックに影響を及ぼします。これをすべて自動で行ってくれます。

マインドマップで全体像を見て、ドリルダウンして細部を確認、ガントチャートでタイムラインを把握する。個々の操作をしつつも全体像を見失うことがありません。

トピックの移動

デジタルならトピック移動も簡単にできます。手書きだとスペースがなければ書き直しに。ものすごく大変で無駄な作業です。

詰めすぎた仕事を別の人へ割り当てたり、カテゴライズをやり直したりとプロジェクトのボトルネックの把握が容易なので、締め切りを守りつつ各人の負担も増やさない、効果的な割り振りができます

 

まとめ マインドマップとガントチャートは相性抜群

11ヵ月使用して実感しているのは、マインドマップとガントチャートは互いに弱みを補いあうベストな組み合わせだということです。互いの得意領域が重複せず、必要とする機能をカバーしあうことができ、デジタルの強みがそれらをさらに補強しているこの3点がその大きな理由です。

マインドマップ+ガントチャートはどんな人に向いているか

この記事の要旨である「マインドマップとガントチャートを連携させると超便利!」についてですが、書き始める前は特にこんな人に向いていると思っていました。

  • 全体と細部を同時に見ながら進めていくプロジェクトを持っている人
  • 全体像を見ないと落ち着かない人、点より線派
  • マインドマップでアイデアを出しても実行がおろそかな人
  • タスクやプロジェクトの関連性も視覚化したい人

ですが記事を書いてみると「主体性のある人ならだれにでも役立つ」と考えを改めました。

計画性の無い行動だとどこにもたどり着かず、行動に移せない計画は無意味。

ですので、あなたの人生の計画と実行にマインドマップとガントチャートいかがですか。

入手方法

MindMasterだけ必要なら▼

★MindMaster→ https://www.edrawsoft.com/jp/mindmaster/

この記事で使ったソフトはこちら▼

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