マインドマップとガントチャートを連携するメリット(1年間試行した経験より)

 マインドマップとガントチャートを連携するメリット(1年間試行した経験より)

geralt / Pixabay

マインドマップを使うと確かに発想は広げやすいが、考えただけで満足することが多いのがデメリット。

ガントチャート機能があるマインドマップなら、考えたその流れで計画をたて、進捗管理ができる。

ガントチャートについて1年弱試してきた中で分かったことをメモ。

結論から言うとガントチャートはマインドマップと合わせて使うと実行力が高まり、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができる相性が良い機能だった

マインドマップとガントチャートの相性の良さ

マインドマップとガントチャートは、相性抜群が良かった。それぞれが受け持つ役割が被らず、互いが必要としている機能を相手が持っていて補完しあえる関係にあるからだ。

理由1 得意領域と苦手領域がはっきりと分かれ、被らない

マインドマップは思考を広げ構造化するのが得意

マインドマップの得意領域は、

  • 思考を広げること
  • 各要素に関連性を見出すこと
  • 入れ替え検討すること
  • 足りないものを出し尽くすこと

など。

見方を変えると実行のための完璧なタスクリストを最も早く作り出せるツールだとも言える。

しかし、そこで止まってしまうことが多いのが弱点

作成したタスクをいつまでにするか、今どのような進捗かまでは管理できない。

マインドマップは概念のツール。

 

ガントチャートは進捗を管理し日々評価する

ガントチャートは、個別のタスクに関連性を持たせたり進捗を細かく管理するのが得意

毎日どれだけ進んだのか遅れはあるのか関連するタスクはどれだけの時間を必要とするのか・・・これらが一目瞭然になる。

依存関係、つまりどれを完了させれば次のレベルのタスクに取り掛かることができるかも手に取るようにわかる。

MindMasterマニュアルより

ガントチャートは実行のツール。

 

得意領域は被らない

マインドマップとガントチャート、得意領域は被らない。鳥の目と虫の目、頭と手足、計画と実行、思考と現実のような関係性である。

得意領域が被っているとデメリットが多い。

たとえば学習コスト、習得時間が倍かかりる。役割分担の曖昧さからくる心労コストも無視できない。あるときはマインドマップを使い、あるときはガントチャートで作成する。役割分担ができていないと、「その機能」を作成したのがどちらのソフトなのか、成果物の場所が曖昧になってしまう。時間がかかり、脳内メモリも消費する。

(CorelDrawとAffinityDesignerなど似たようなグラフィックソフトを使い分けているが、これは本当に注意力を浪費してしまう)

理由2 それぞれの求める機能が片方にある

マインドマップは実行力を求める

やることがありすぎて動けないということはあるある。

マーケティングのよくある題材で

雑貨店でジャムを24種販売していたが3種だけに絞り込んだら売り上げがUPした。

つまり「人は迷うと判断を保留して後回しにし、動かなくなる」。

という例を目にするが

マインドマップで作成したタスクリストにもこれと同じことが言えてやることが多すぎる、もしくは把握できる範囲を超えるとどこからスタートすればよいか、迷って動けなくなる

ガントチャートなら補える。トピックそれぞれについてかかる時間・実行者・取り掛かるタイミングを設定していく「作業」から始められるため

ガントチャートは俯瞰を求める

すでに見えているタスクの進捗管理に力を発揮する、ガントチャート。最大限に効果を発揮するには、漏れなくタスクを書き出せている前提が必要となる。

やるべきことを書き洩らしていると予定すべてが台無しになり、上位トピックの締め切りにも悪影響を及ぼし、最終的に最上位トピックの「目的達成」が不可能になる。

これを補うことがマインドマップ。マインドマップは全体を俯瞰して足りない項目を書き出していくための手法だから。

補完しあう効果である

マインドマップは実行力を、ガントチャートは実行に集中できる安心感を求めているともいえる。

マインドマップで過不足なく抽出したタスクを構造化し、ガントチャートで時間を割り振り進捗を管理していく。途中で思いがけない計画変更があったときにはマインドマップに戻り全体像を見ながら練り直したうえでガントチャートで再度実行する。

細部→全体・全体→細部へと移りながら作業を継続できるので、思考が途切れず時間が節約でき生産性が向上する。

理由3 デジタルのメリットが連携を支える

マインドマップとガントチャートを使うならほぼデジタルのソフトウェアで行うことになるだろう。(個人的には手書き好きだが、マインドマップ+ガントチャートについてだけは手書きメリットを十分活かすのは難しい)

マインドマップ+ガントチャート+デジタルのメリットはいくつかあり

  1. ドリル
  2. 要素の連携
  3. トピックの移動

が特に強力。

ドリル

ドリルは、特定のトピックに集中するための機能。1つのトピックにのみ焦点を当てることができ、残りのマップに注意を払わずに集中することができる。

※トピックは線などで囲まれたパーツ。

どんな広い範囲をマインドマップで管理していたとしても見やすいエリアにだけ集中することができる。つまり見やすさを確保するためにファイルを分割する必要がなくなり、一元管理できる

要素の連携

ガントチャートの所要時間を変更すれば、すぐに上位トピックの総所要時間に反映される。上位トピックはさらに上のトピックに影響を及ぼす。これをすべて自動で行ってくれる。

マインドマップで全体像を見て、ドリルダウンして細部を確認、ガントチャートでタイムラインを把握する。個々の操作をしつつも全体像を見失うことがなくなる。

トピックの移動

デジタルならトピック移動も簡単にできる。手書きだとスペースがなければ書き直しに。大変で無駄な作業。

詰めすぎた仕事を別の人へ割り当てたり、カテゴライズをやり直したりとプロジェクトのボトルネックの把握が容易なので、締め切りを守りつつ各人の負担も増やさない、効果的な割り振りができる

 

まとめ マインドマップとガントチャートは相性抜群

11ヵ月使用して実感しているのは、マインドマップとガントチャートは互いに弱みを補いあうベストな組み合わせだということ。互いの得意領域が重複せず、必要とする機能をカバーしあうことができ、デジタルの強みがそれらをさらに補強している

マインドマップ+ガントチャートはどんな人に向いているか

昔は前は

  • 全体と細部を同時に見ながら進めていくプロジェクトを持っている人
  • 全体像を見ないと落ち着かない人、点より線派
  • マインドマップでアイデアを出しても実行がおろそかな人
  • タスクやプロジェクトの関連性も視覚化したい人

に便利なのがマインドマップ&ガントチャートだと思っていたが、最近「主体性のある人ならだれにでも役立つ」と改めた。

計画性の無い行動だとどこにもたどり着かず、行動に移せない計画は無意味なので、ほとんどの人には役に立つ組み合わせである。

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この記事で使ったソフトはMindMaster。使用感はこちら

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