ASANA(アサナ)ガイド中級編 – Asana内部と外部へ業務をつなぐ

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/advanced/connect-your-work

”繋ぐ”Asana

Asanaは、チーム向けコラボレーションツールです。個人利用ももちろん可能で私も6割がた個人で使っています。

ですが、やはり設計思想はコラボレーションツール。同じ組織に所属し、プロジェクトに共同で関わり、ステークホルダーの確認のもと一つのタスクをきちんとこなしていく。そのような使い方にこそ真価を発揮します。

Asanaはそれに加えて、業務の関連性を管理することができます。
それはあたかもWEBサイトにおける内部リンクのようです。

たとえばタスク間の関連性や依存関係、タスク内での特定メンバーへの呼びかけ、プロジェクト間での同一タスクの共有といったことが行えます。

ここでは「つなぐ」ことをキーワードとしたAsanaの機能について見ていきます。

@mentionを使用する

@mensionの使い方

コメントや説明など任意のテキスト入力欄で「@」に続いて人名や情報名を入力します。

Twitterのハッシュタグのようなイメージです。

@mentionを使用するのはこんな時です

背景情報にリンクする

@に続いて別のタスクやプロジェクト、会話名を入力してリンクすることで、以前の作業履歴やそのタスクのバックグラウンド情報にすぐアクセスできるようになります。

わざわざ検索して探す手間が省けます。

関連するタスクを呼び出す

タスク間で@を使ったリンクを張り合うことで、他の関連する作業をチーム皆が把握できます。

特定のチームメイトにコメントをする

誰かに注意を向けさせたいなら、@に続いてアカウント名を入力することで相手に対して通知を送れます。

複数のプロジェクトにタスクを追加する

異なる複数のプロジェクトに、ひとつのタスクを関連付けることができます。作業を重複させることなく、異なるビューやコンテキスト、プロジェクトから同じ情報を見ることができます。

たとえば、
タスク「サービスのロゴを作成する」は、プロジェクト「WEBサイトのローンチ」・「名刺の発注」・「プレスリリースを送る」に関連付きます。

プロジェクト「行きたい旅行先」のタスク「ハワイ」は、プロジェクト「来月の旅行計画」からも見られると便利です。

関連するプロジェクトを追加する方法

タスク詳細画面の関連するプロジェクト名の右側にマウスを合わせると鉛筆マークと+マークが現れます。

+マーククリックすると、このタスクが関連する別のプロジェクトを追加することができます。

また、そのプロジェクトがリスト形式のものではなくボード形式(Trelloのような)なら、プロジェクト名の右の小さな下向き矢印をクリックすることでボードの種類を指定することもできます。

複数のプロジェクトにタスクを追加するのが便利なとき

  • 会議のタスクについて議論したい
  • タスクは複数のプロジェクトに関連する
  • 高レベルの目標またはマイルストンに関連する

依存関係を作成する ※プレミアム機能

タスク同士に依存関係を作成すると、いまのタスクに先立って完了させる必要があるタスクを明らかにすることができます。

依存関係を作成する方法

タスク詳細画面の「・・・」ボタンをクリックし、「Mark as Dependent on・・・」を選択します。

依存関係を設定すると、タスク詳細画面上部に黄色のバナーが表示され、まだ開始する準備ができていないことを知らせます。タスクを開始する準備ができたらそのことがInboxで通知されます。

依存関係を使用するのはこんなとき

複雑なプロジェクトになると、タスクリストを上から順に処理していけばいいというものでもなくなります。

ガントチャートのように、「Aを行ってからBに手を付ける」・「XをするためにはYとZが先だ」を管理できるのが依存機能です。

プロダクトローンチ

「すべてのユーザーに新サービス開始を通知する」のは、「ベータテスターからのフィードバックを組み込んで」からです。

編集可能なカレンダー

「ステージングのためのブログを完成させる」のは「copyedit」を組み込んでからです。

イベント企画

「安全な会場」を手配するのは「予算の承認」後です。

バグトラッキング

「バグの再現」を確認したのち「優先順を決め」ます。

デザインレビュー

「デザインし始める」のは「カラーパレットを決め」てからにしましょう。

新規採用

「エントリーが無い」と「利益を得る」ことはできません。

カスタムフィールドを使用する

プロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、各タスクにさらに多くの情報を格納できます。情報はタスクの説明欄や添付ファイルでいくらでも増やせますが、情報の種類によってどこに格納されているかを統一しておくと混乱を防げます。Excelなら列、Accessならフィールドがこの「カスタムフィールド」にあたります。

追加する方法

カスタムフィールドはプロジェクト単位で設定できます。プロジェクト名の右のドロップダウンメニューをクリックし、「Manage Custom Fields・・・」を選択します。

ここからカスタムフィールドを作成、管理できます。

カスタムフィールドを使用するのはこんなとき

カスタムフィールドの利用法は無限大です。ここでは一例を示します。

  • プロジェクト内のすべてのタスクに特定のデータを追加したい
  • チームメイトがプロジェクトの各タスクに特定の情報を記入していることを確認したい
  • 特定のデータを検索したりレポートする必要がある(優先度、時間、段階など)

WEBフォームをタスクに変換する

カスタムWEBフォームを作り、入力されたデータをASあなのタスクとして取り込むことができます。これにはWufooとGoogleフォームが利用できます。

外部からアンケートを集める

メールで送ってもらうよりも素早く共有できます

タスクの入力をフォーム経由でさせる

タスクを新規作成するのをWEBフォームからにしてしまいます。こうすることでフォームに記入するという作業を通じてそのタスクにはどのような情報が必要かが自然に明らかになります。

タスク作成の漏れを防ぎます。

 

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