ASANA(アサナ)ガイド中級編 – テンプレート機能を使って時短する

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/advanced/create-use-asana-templates

Asanaのテンプレートを使いこなす

似たようなプロジェクト、チェックリスト、手順を行うならAsanaを使えば同じ作業を繰り返さずに済みます。

カスタムテンプレートを作成する

カスタムテンプレートはAsanaプレミアムの機能です。

新しいカスタムテンプレートを作成する

テンプレートの構成を決めます。セクション、プロジェクト、カスタムフィールドなどを使って分類しつつ設計します。

添付ファイル含めることも、プロジェクトにあらかじめタスクに割り当てることもできます。

プロジェクトを選択し、画面中央上部のProject as templateをクリックし、テンプレートとして保存します。

既存のプロジェクトをカスタムテンプレートに変換する

既存のプロジェクトをテンプレート化することもできます。プロジェクトを使い終わったら、不要な情報を削除します。ユーザーへの割り当て、期日、添付ファイルなどが不要になることが多いです。

新しいカスタムテンプレートと同様に、Project as templateをクリックしてテンプレート化します。

カスタムテンプレートを使用する

既存のテンプレートを使うだけなら無料プランででも可能です。オレンジの+ボタンを押し、プロジェクトを選択、テンプレートタブを表示させてその中で選びます。

いくつかのテンプレートは使用制限がないので無料プランでも使えますが、Premiumと表示されているものはプレミアム限定のテンプレートです。

このようなシーンにテンプレートを使うと便利です

  • 面接の質問
  • 新規採用
  • マーケティングキャンペーン
  • 製品発売
  • イベント企画
  • ソーシャルメディアコンテスト
  • よく行われる繰り返しの作業

Asanaで作成したテンプレートを使用する

繰り返す業務をテンプレート化したら、それを大いに活用します。

テンプレートを使うには、オレンジの+ボタンから「プロジェクト」を作り、テンプレートタブに切り替えてから使いたいテンプレートを選択します。

タスクのコピー

タスクの集合体であるプロジェクトをテンプレートするのが王道ですが、そこまでの規模が必要ないならタスク自体をテンプレートのように使うこともできます。

タスクは、より細分化されたステップであるサブタスクを持つことができます。
そのため簡易プロジェクトとして使うのに十分な機能を持っています。

コピーするテンプレートタスクの作成

タスクを作り、名前を「コピー」や「テンプレートタスク」にしておくと間違えにくくなります。このタスクに説明を書き、サブタスクを作り、その他必要な情報を入力してテンプレートとして使えるようにしておきます。

既存のタスクをコピーする

タスク詳細画面の三点リーダー「・・・」をクリックし、Copy Taskを選びます。

コピーする際に含めるものをチェックボックスで指定し、「Create New Task」をクリックするとタスクがコピーされます。

コピー時に含めることができる項目には次のようなものがあります。
このうち、フォロワーと締切日以外は最初からチェックが入った状態になっています。

  • タスクの説明
  • 担当者
  • サブタスク
  • 添付ファイル
  • タグ
  • フォロワー
  • 関連プロジェクト
  • 締切日
  • 親タスク

このようなシーンにテンプレートを使うと便利です

  • 新しいアカウントのチェックリスト(アカウントマネージャー向け)
  • マーケティングのための製品立ち上げ
  • 新しいコンテンツ

Asanaはテンプレート関連の機能が充実しています。これによりチームは労力を省くことができ、すぐに作業に取り掛かれ、実行漏れもなくせるといいことづくめです。

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

最新情報をチェックしよう!