ASANA(アサナ)ガイド中級編 – より素早く操作し、時間を節約する

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/advanced/save-time-in-asana

Asanaはあくまでもツール。価値を生み出すのは実際の仕事からです。

出来るだけ時間を節約できるように、Asanaには生産性向上に貢献する機能があります。

スプレッドシートからプロジェクトへインポートする

Asanaを使えばスプレッドシートでのタスク管理は不要になりますが、他のチームがスプレッドシートを使っているなど事情がある場合は、CSVインポーターでAsanaのプロジェクトとしてインポートすることができます。

複数選択による一括編集

タスクを複数選択する4つの方法

Shift+上もしくは下の矢印キー

Shift+上下の矢印キーで複数のタスクを選択し、まとめて処理することができます。

複数選択する方法は他にもあり、

最初のタスクをクリック → そのまま上下にドラッグ

ドラッグしたタスクまで範囲を選択できます。

最初のタスクをクリック → Shiftを押したまま別のタスクをクリック

クリックしたタスクとその間にあるタスクもすべて選択できます。

選択したいタスクをCtrlを押しながらクリック

隣接していないタスクを個別に選択することができます。

タスクを複数選択して出来る一括処理

  • 担当者の割り当て
  • 期日の設定
  • 別の場所にドラッグアンドドロップで移動
  • タグをつける
  • 関連するプロジェクトを追加する
  • 完了チェックマークのON/OFF
  • フォロワーの追加/解除

もちろん選択したタスクすべてに対して同じ動作になります。

キーボードショートカット

豊富に用意されたキーボードショートカットで思考の邪魔を最小限にし、直観的にAsanaを操作することができます。

Cmd+/(Mac)、Cntl+/(Win)でショートカット一覧を表示できます。消すにはESC。ショートカットのためのショートカットです。
特に便利なものにはこのようなものがあります。
Tab+Q タスク追加
Tab+M 担当者を自分にする
Tab+Y 今日やるタスクにする
Tab+X フォーカスモードに切り替えてそのタスクのみの表示にする
Tab+S サブタスクの追加
「:」をタスク名につける セクションヘッダ(タスク一覧の区切り)にする
Tab+エンターキー タスクリスト・メインパネルに移動する(?)
インボックスでHキー 読みこみ項目の非表示(?)

タスクのコピーを担当者に割り当てる

簡単な操作で、そのタスクを複数の担当者もしくはチーム全員にコピーして担当者に追加することができます。

タスク詳細画面のAssinボタンをクリックし、その横の複数人アイコンを選択します。チーム名を選ぶとそのチーム全員に対してそのタスクがコピーされ、担当者割り当てまで自動的に行われます。

タスクをコピーし割り当てるのはこんなとき

  • プロジェクトについてのフィードバックを全員に提出してもらいたい。
  • ミーティングアジェンダを関係者に確実に出してもらう。

日本ではアルバイトのシフト希望を出してもらうときなどにも使えそうです。

クイックレスポンスを使う

inboxで割り当てられたタスクを確認しているときなどに「自分が確認した」ことを相手に知らせたいときもあります。

また、よく聞く質問などを毎回一からタイピングするのはめんどうです。

そんなときは「クイックレスポンス」機能を使って事前登録した返信をコメントすると手っ取り早く確実に丁寧な連絡をすることができます。

※クイックレスポンス機能の詳細がガイドのどこにあるのか不明。確認中です

 

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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