MyLifeOrganizedの機能-REVIEW(レビュー)を詳しく解説

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MyLifeOrganized(マイライフオーガナイズド、以下MLO)のレビュー機能について詳しく触れてきます。

レビューとは

振り返り、評価するステップ。これがないと、PDCAのCがないようなもので改善が進まずやりっぱなしになり、目標に近づけない。

レビューはタスクマネジメントにおいて非常に大切で、GTDのデビッドアレン、7つの習慣のフランクリンコヴィー、米国の有名コーチであるリッチシェフレンも、重要性を折に触れて説いています。

MLOはその重要なレビューをしっかり行えるという点が特に優秀なソフトといえます。

レビューは「大事だけど一番習慣化しづらいもの」でもあるので、MLOのようにシステム的に対処できると意志力や脳内メモリを節約できる効果があります。

MLOのレビュー機能の使い方

では、MLOにおけるレビュー機能の使い方を

  1. 設定
  2. 表示
  3. レビュー

の順に説明します。

レビューを設定する

MLOでは、やるべきことを構成する単位としてタスク・フォルダ・プロジェクトの3種類があり、どれでもレビュー対象として設定することができます。

一般的なのはタスクをレビューすることですがが、タスクをまとめるフォルダ自体を定期的にレビューしたり、プロジェクトを定点観測したりといったことも可能になります。

画面右側にあるプロパティウインドウでレビュー対象であるチェックを入れ、レビュータイミングを設定するだけです。

それだけで設定のタイミングごとにレビュー候補として出現するようになります。

次回レビューのタイミングも日付指定できるので、「15日後に最初のレビューをして、あとは2か月ごと」という設定も可能。

レビューすべきタスクを表示する

左メニューでREVIEWを押すと現時点でレビューすべき候補が一覧されます。

ワークスペースと呼ばれるタブをレビュー画面表示にしておけば、そのタブはレビュー表示専用タブとして機能します。タブはピン止めすると間違って閉じることがなくなるので、レビュー用タブを作ってしまうのがおすすめです。

レビューを行う

Windows版

一覧画面で行のMark Reviewedをクリックすると、今回のレビューが完了したことになります。

Review Everyはレビューの出現タイミングを、Next Reviewは次回のレビュータイミングのことです。

Android版

スマホ版だとレビューボタンがボタン形状になってタップしやすくなっています。一覧ではなく詳細からタップするようになるのもWindowsと異なる点です。

iphoneやipadでもデザインは多少違いますが、基本的に同様の機能があります。

レビュー機能の使い道

振り返りとしてのレビュー

王道の使い方から。GTDはじめさまざまなタスクマネジメントメソッドで最も推奨されているのが、週末の振り返り、ウィークリーレビューです。MLOのレビューもそのように使えます。

MLO版レビューの設定例

  • レビュー1件を1タスクとして設定してそれぞれにレビュー設定する
  • レビュー用のプロジェクトを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる
  • レビュー用のフォルダを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる

レビュー機能を使った振り返りにはいくつかやり方があります。レビュー1件を1タスクとして設定していると、それぞれにレビュータイミングを細かく設定できる。

たとえば

これは毎日振り返る、これは1週間に一度、これは90日ごとに・・・などです。

定期的に考える項目をリマインドする

レビュー機能を使って、定期的に考えておきたい項目をリマインドする。

定期的に行うタスクならタスクの繰り返しを設定すべきですが、考えるだけ、思い出させるだけなのであればレビューを使うのが適しています。

 

  • 定期的に考える=レビュー
  • 定期的に行う=繰り返しタスク

 

自分のものにしたい考えや名言を自分にインストール

身につけたい考え方や思考方法などにレビュー機能を活用します。日常での気づきや気に入ったフレーズ、大事な教えや座右の銘など。

そういった考えを身につけるためにも、MLOのレビューは適しています。

最初は1~3日ごとにレビューして頻繁に目にするようにし、そして1週間ごと、2か月ごとになり半年ごとにし、徐々に間隔を伸ばしていく。そして身についたと感じたら最終的にそのレビュータスクはチェックを入れて完了させるか数年程度の長い期間でのレビューにしておく、といった使い方です。

レビューと他の機能の違い

MLOのレビューを、MLOが持つ他の機能と比較してみるとこのような違いがあります。

レビューとリマインダーとの違い

リマインダーは行うタイミングを年月日時分秒で詳細に設定し、通知してくれる機能です。

「いつ」通知するかに加えて、「どのように通知するか」も指定できます。下記はWindows版MLOのリマインダー設定ウインドウ。デスクトップアラートを出す・メール通知する・別のアプリを走らせる・モーダルウインドウを出す・音を鳴らす などがあります。

高機能すぎるリマインダー設定

レビューと繰り返しの違い

MLOでは「Timing(タイミング)」と表記されている機能ですが、繰り返しのほうがわかりやすいと思うので繰り返しと表記します。

繰り返し設定も非常に詳細

繰り返しはチェックをしたタスクを複製する機能。繰り返しで複製した場合、チェック済みのタスクは残りますが、レビューは複製ではないので最後にレビューしたもののみ記録されるという違いがあります。

レビューとスタートとデュー(期日)の違い

スターとデューはそのタスクをいつ始めるか、いつ終えるかという期間の設定です。

左メニューで選んだタスクが一覧できます。Due data(期日)を過ぎると、警告のような色にするなど目立たせることも可能です。

ゴール

ゴールは週、月、年の3種類から選べます。左メニューでGOALを選ぶと、種類ごとにゴール設定したタスクやプロジェクトが一覧表示。

MLOのレビューの効果

MLOのレビュー機能を使うことによって、自分で自分にリマインドすることができます。

タスクと違って完了のチェックを要求されず、複製によるタスク増加も無いためリマインドに適しています。

時折思い出して考えないといけないことをレビューとして設定しておきましょう。

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2 comments
    1. もう2年ぐらいMLO使ってますが、改めて見直してみると新しい発見が多々あります。

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