MyLifeOrganizedの機能-REVIEW(レビュー)を詳しく解説

 MyLifeOrganizedの機能-REVIEW(レビュー)を詳しく解説

kladann2 / Pixabay

MyLifeOrganized(マイライフオーガナイズド、以下MLO)のレビュー機能について

ここでは、MLOの機能のひとつ、REVIEW(レビュー)機能について詳しく触れてきます。

レビューとは

振り返り、評価するステップ。これがないと、PDCAのCがないようなもので改善が進まずやりっぱなしになり、目標に近づけない。

レビューはタスクマネジメントにおいて非常に大切で、GTDのデビッドアレン、7つの習慣のフランクリンコヴィー、米国の有名コーチであるリッチシェフレンも、重要性を折に触れて説いている。

MLOはその重要なレビューをしっかり行えるという点が特に優秀なソフト。

レビューは「大事だけど一番習慣化しづらいもの」でもあるので、MLOのようにシステム的に対処できると意志力や脳内メモリを節約できる。

MLOのレビュー機能の使い方

では、MLOにおけるレビュー機能の使い方を

  1. 設定
  2. 表示
  3. レビュー

の順に。

レビューを設定する

MLOでは、やるべきことを構成する単位としてタスク・フォルダ・プロジェクトの3種類があり、どれでもレビュー対象として設定することができる。

一般的なのはタスクをレビューすることだが、タスクをまとめるフォルダ自体を定期的にレビューしたり、プロジェクトを定点観測したりといったことさえ可能。

画面右側にあるプロパティウインドウでレビュー対象であるチェックを入れ、レビュータイミングを設定するだけ。

それだけで設定のタイミングごとにレビュー候補として出現するようになる。

次回レビューのタイミングも日付指定できるので、「15日後に最初のレビューをして、あとは2か月ごと」という設定も可能。

レビューすべきタスクを表示する

左メニューでREVIEWを押すと現時点でレビューすべき候補が一覧される。

ワークスペースと呼ばれるタブをレビュー画面表示にしておけば、そのタブはレビュー表示専用タブとして機能する。タブはピン止めすると間違って閉じることがなくなるので、レビュー用タブを作ってしまうのがおすすめ。

レビューを行う

Windows版

一覧画面で行のMark Reviewedをクリックすると、今回のレビューが完了したことになる。

Review Everyはレビューの出現タイミングを、Next Reviewは次回のレビュータイミングのこと。

Android版

スマホ版だとレビューボタンがボタン形状になってタップしやすくなっている。一覧ではなく詳細からタップするようになるのもWindowsと異なる。

iphoneやipadでもデザインは多少違うものの基本的に同様の機能を持っている。

レビュー機能の使い道

振り返りとしてのレビュー

王道の使い方。GTDはじめさまざまなタスクマネジメントメソッドで最も推奨されているのが、週末の振り返り、ウィークリーレビュー。

MLO版レビューの設定例

  • レビュー1件を1タスクとして設定してそれぞれにレビュー設定する
  • レビュー用のプロジェクトを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる
  • レビュー用のフォルダを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる

レビュー機能を使った振り返りにはいくつかやり方がある。

レビュー1件を1タスクとして設定していると、それぞれにレビュータイミングを細かく設定できる。

たとえば

これは毎日振り返る、これは1週間に一度、これは90日ごとに・・・など。

定期的に考える項目をリマインドする

レビュー機能を使って、定期的に考えておきたい項目をリマインドする。

定期的に行うタスクならタスクの繰り返しを設定すべきであるが、考えるだけ、思い出させるだけなのであればレビューを使うのが適している。

 

  • 定期的に考える=レビュー
  • 定期的に行う=繰り返しタスク

 

自分のものにしたい考えや名言のインストールに

身につけたい考え方や思考方法などに。日常での気づきや気に入ったフレーズ、大事な教えや座右の銘など。

そういった叡智を自らのものにするのにもMLOのレビューは適している。

最初は1~3日ごとにレビューして頻繁に目にするようにし、そして1週間ごと、2か月ごとになり半年ごとにし、徐々に間隔を伸ばしていく。

そして身についたと感じたら最終的にそのレビュータスクはチェックを入れて完了させるか数年程度の長い期間でのレビューにしておくと良い。

レビューと他の機能の違い

MLOのレビューを、MLOが持つ他の機能と比較してみる。

リマインダー

リマインダーは行うタイミングを年月日時分秒で詳細に設定し、通知してくれる機能。

「いつ」通知するかに加えて、「どのように通知するか」も指定できる。下記はWindows版MLOのリマインダー設定ウインドウ。デスクトップアラートを出す・メール通知する・別のアプリを走らせる・モーダルウインドウを出す・音を鳴らす などがある。

高機能すぎるリマインダー設定

繰り返し

MLOでは「Timing(タイミング)」と表記されている機能ですが、繰り返しのほうがわかりやすいと思う。

繰り返し設定も非常に詳細

繰り返しはチェックをしたタスクを複製する機能。繰り返しで複製した場合、チェック済みのタスクは残るが、レビューは複製ではないので最後にレビューしたもののみ記録される。

スタートとデュー(期日)

そのタスクをいつ始めるか、いつ終えるかという期間の設定。

左メニューで選んだタスクが一覧できます。Due data(期日)を過ぎると、警告のような色にすることもできる。

ゴール

ゴールは週、月、年の3種類から選べる。左メニューでGOALを選ぶと、種類ごとにゴール設定したタスクやプロジェクトが一覧表示される。

MLOのレビューの効果

MLOのレビュー機能を使うことによって、記憶力・意志力を節約しつつ、記憶して考え続けるという矛盾したことが行える。

 

QG

たまにアウトプット中。SNSはほぼ放置。誤字脱字・お問い合せがあればこちらからサイト説明

2 Comments

  • レビュー機能を使ったことがなかったのでとても参考になりました。

    • もう2年ぐらいMLO使ってますが、改めて見直してみると新しい発見が多々あります。

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