MyLifeOrganizedの機能-REVIEW(レビュー)を詳しく解説

MyLifeOrganized(マイライフオーガナイズド)、以下MLOは高機能な個人向けタスク管理システムです。

ここでは、MLOの機能のひとつ、REVIEW(レビュー)機能について詳しく触れていきます。

レビューとは

振り返り、評価するステップ。これがないと、PDCAのCがないようなもので改善が進まずやりっぱなしになり、目標に近づけない。

レビューはタスクマネジメントにおいて非常に大切で、GTDのデビッドアレン、7つの習慣のフランクリンコヴィー、米国の有名コーチであるリッチシェフレンも、重要性を折に触れて説いています。

MLOはその重要なレビューをしっかり行えるという点が特に優秀。レビューは「大事だけど一番習慣化しづらいもの」でもあるので、MLOのようにシステム的に習慣化を補う仕組みがあると意志力や記憶領域を浪費せずに済みます。

MLOのレビュー機能の使い方

では、MLOにおけるレビュー機能の使い方を

  1. 設定
  2. 表示
  3. レビュー

の順にみていきます。

レビューを設定する

MLOでは、やるべきことを構成する単位としてタスク・フォルダ・プロジェクトの3種類があります。このうちどれでもレビュー対象として設定することができます。

一般的なのはタスクをレビューすることですが、タスクをまとめるフォルダ自体を定期的にレビューしたり、プロジェクトを定点観測したりといったこともできます。

画面右側にあるプロパティウインドウでレビュー対象であるチェックを入れ、レビュータイミングを設定するだけで、そのタイミングごとにレビュー候補として出現するようになります。

次回レビューのタイミングも日付指定できるので、「15日後に最初のレビューをして、あとは2か月ごと」という設定も可能です。

レビューすべきタスクを表示する

左メニューでREVIEWを押すと現時点でレビューすべき候補が一覧されます。

ワークスペースと呼ばれるタブをレビュー画面表示にしておけば、そのタブはレビュー表示専用タブとして機能します。タブはピン止めすると間違って閉じることがなくなります。

レビューを行う

Windows版

一覧画面で行のMark Reviewedをクリックすると、今回のレビューが完了します。Review Everyはレビューの出現タイミングを、Next Reviewは次回のレビュータイミングのことです。

Android版

スマホ版だとレビューボタンがボタン形状になってタップしやすくなります。一覧ではなく詳細からタップするようになるのもWindowsと違う点です。iphoneやipadでもデザインは多少違うものの基本的に同様の機能を持っています。

レビュー機能の使い道

振り返りとしてのレビュー

王道の使い方です。GTDはじめさまざまなタスクマネジメントメソッドで最も推奨されているのが、週末の振り返り、ウィークリーレビューです。

MLO版レビューの設定例

  • レビュー1件を1タスクとして設定してそれぞれにレビュー設定する
  • レビュー用のプロジェクトを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる
  • レビュー用のフォルダを作りレビュー設定し、タスクをその中に入れる

レビュー機能を使った振り返りにはいくつかやり方があります。自分にあうスタイルを見つけてください。僕はレビュー1件を1タスクとして設定しています。それぞれにレビュータイミングを細かく設定したいからです。これは毎日振り返る、これは1週間に一度、これは90日ごとに・・・など。

定期的に考える項目をリマインドする

レビュー機能を使って、今じゃないけど定期的に考えておきたい項目をリマインドします。

定期的に行うタスクならタスクの繰り返しを設定すべきと思いますが、考えるだけ、思い出させるだけなのであればレビューを使うのが適しています。

僕の使い分けは、定期的に考える=レビュー、定期的に行う=繰り返しタスクです。

自分のものにしたい考えや名言のインストールに

学習熱心な人であれば、自分の思考にインストールしたいことがどんどん増えていくと思います。日常での気づきや気に入ったフレーズ、大事な教えや座右の銘など。

そういった叡智を自らのものにするのにもMLOのレビューは適しています。

最初は2~3日ごとにレビューして頻繁に目にするようにし、そして1週間ごと、2か月ごとになり半年ごとになり、徐々に間隔を伸ばしていきます。そして脳に刻み込まれて身についたと感じたら最終的にそのレビュータスクはチェックを入れて完了させるか1年程度の長い期間でのレビューにしておくと良いと思います。

ただ、あまりにも頻繁にレビューすると煩わしくなってしまうので注意を。僕は週の初めの月曜日に200~300ほどのレビューが来るようになってしまいまともにさばけなかったことがあります。

レビューと他の機能の違い

MLOのレビューを、MLOが持つ他の機能と比較してみます。

リマインダー

リマインダーは行うタイミングを年月日時分秒で詳細に設定し、通知してくれる機能です。

「いつ」通知するかに加えて、「どのように通知するか」も指定できます。下記はWindows版MLOのリマインダー設定ウインドウです。デスクトップアラートを出す・メール通知する・別のアプリを走らせる・モーダルウインドウを出す・音を鳴らす などがあります。

細かすぎるリマインダー設定

繰り返し

MLOでは「Timing(タイミング)」と表記されている機能ですが、繰り返しのほうがイメージに近いのでこのサイトでは繰り返しと表記します。

繰り返し設定も非常に詳細

繰り返しはチェックをしたタスクを複製する機能です。繰り返しで複製した場合、チェック済みのタスクは残りますが、レビューは複製ではないので最後にレビューしたもののみ記録されます。

スタートとデュー(期日)

そのタスクをいつ始めるか、いつ終えるかという期間の設定です。

左メニューで選んだタスクが一覧できます。Due data(期日)を過ぎると、警告のような色にすることもできます。

ゴール

ゴールは週、月、年の3種類から選べます。左メニューでGOALを選ぶと、種類ごとにゴール設定したタスクやプロジェクトが一覧表示されます。

MLOのレビューの効果

MLOのレビュー機能を使うことによって、意志力を使わず、脳のメモリを圧迫せず、それでいて確実に自分の脳に必要なことをインストールすることができます。

 

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