ASANA（アサナ）ガイド基礎編 – Asanaの機能一覧
このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana（アサナ・アーサナ）」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ（英語）からどうぞ。
https://asana.com/guide/get-started/share/features
Asanaというシステムが持つ能力を理解する
Asanaで出来ることは非常に多彩で、あらゆるチームのワークフローをスムーズにしてくれます。Asanaガイド初級編のまとめとして、Asanaで出来ることをあらためて見てみることにします。
プロジェクト管理
プロジェクト
プロジェクトの達成へのステップをタスクに分割し、そのタスクをまとめる入れ物。プロジェクトごとにチームを結成したり、プロジェクト内でディスカッションしたりカレンダー形式でプロジェクト内のタスクを一覧したりできる。
タスク
やるべきことを小さな単位に分割して、それをタスクとします。
そうすることで取り掛かりやすく、完了しやすく、すべきことを把握しやすくなります。
サブタスク
タスクをさらに細分化することができます。タスクを作った後で必要なステップが増えたとき、別の人に依頼する内容が増えた時など、タスクを細分化することでさらに取り組みやすくなります。
タスク割り当て
そのタスクを行う責任者を割り当てます。そのことで誰がなすべきことか、チーム全体に伝わります。
セクションとカラム
セクションやカラムの機能はタスクをグループ化して全体像を把握しやすくするためにあります。タスクをグループ分けして整理したり、ワークフローの進捗状況を分類できます。
カスタムフィールド [プレミアム機能]
Asanaにはもともとタイトル・内容・日付・担当者などのフィールドがありますが、それに加えて独自のフィールドを追加することができます。これによってより業務にフィットした使い方をすることが可能。
締切日
締切日を設定すると、いつまでにやらなければならないかがはっきりとします。カレンダービューでは締切日の日付にタスクが紐づいて表示されます。
締め切り時刻
時刻も設定可能。タスク詳細画面やカレンダービューに表示されます。
開始日 [プレミアム機能]
開始日を設定すると、ぎりぎりになって慌てずに済みます。開始日と締切日＆締め切り時刻で細かなスケジュールの管理ができます。
ファイル添付
ローカルのパソコンやさまざまなクラウドサービスからファイルを添付することができます。画像ならタスク詳細画面で表示されるので、タスク内でデザインのディスカッションをすることもできます。
いいね
Facebookのいいねのように、タスクに対して感謝や賛同を表す投票ができます。（Asanaのダスティン・モスコヴィッツはFacebookの共同創始者です）
タスクの複数プロジェクトへの紐づけ
ひとつのタスクを複数の異なるプロジェクトに紐づけることができます。
タスクの依存関係 [プレミアム機能]
タスクAを終わらせてからでないとタスクBがスタートできないという場合はタスクに依存関係を設定すると迷うことがありません。
テンプレート [一部プレミアム機能]
プロジェクトを作るときに、あらかじめ決められたフォーマットで新規作成でき、時間の節約になります。プレミアム版にアップグレードすると、プレミアム限定のテンプレートの使用やカスタムテンプレートが解禁されます。
コメントのみのプロジェクト
コメントしかできないメンバーをプロジェクトに招き入れることができ、偶発的なタスクの編集を予防できます。
コミュニケーション
タスクのコメント
タスクに直接コメントを書きあうことができ、コミュニケーションのタイムラグと時間コストを削減できます。
プロジェクト内部でのディスカッション
プロジェクトごとにもAsana上でディスカッションすることができます。チームの勢いを止めずにプロジェクトを進められます。
チームページ
そのチームが抱えているすべてのプロジェクトを1か所で確認できます。
ステータスの更新
AsanaではInboxで関わっているタスクの進捗状況の更新を見ることができます。そしてそれよりも大きな視点で見られるダッシュボードも用意されています。
ビュー
マイタスク
自分がやるべきタスクが一覧されている画面。優先付けを行うのに適しているものの、異なる組織やワークスペースを縦断してのタスク取得はできないことに注意。
Inbox
自分の担当タスクやフォロー中タスクの更新情報が流れてくるタイムライン。進捗状況をまとめてチェックできる。
検索
タスクを素早く探せます。苦労して整理整頓しなくても、どこにタスクがあるのかを文字入力中からリアルタイム検索してくれます。
ダッシュボード
組織の中で何が行われているか、ざっと概要をつかむのに適しています。どのプロジェクトをチェックするかは自分で決めてダッシュボードに追加できます。
カレンダー
カレンダーでタスクを締め切りごとに一覧できます。やることが詰まりすぎている日がないか、視覚的に確認できて便利です。
ファイルビュー
その画面（My Tasksやプロジェクトなど）のタスクに関連して添付されたファイルの一覧を一覧できます。資料を持ち寄って作業を進めている場合に、その資料を探すために役立つ画面です。
色盲フレンドリーモード
約8人に1人が色盲の要素を持っています。Asanaのエンジニアにも色盲のスタッフがいて、そういった人でも使いやすいようにAsanaでは色盲フレンドリーモードという機能があります。
使うには、画面右上のアイコンクリック＞My Profile Settings＞Display＞Enable color blind friendly mode にチェック
チーム管理
チーム
組織の中にチームを作り、チームごとに複数のプロジェクトに取り組みます。チーム内でカレンダーを共有したりディスカッションしたりできます。また、チーム自体のプライバシー設定をすることもできます。
フォロー
フォロワーとしてチームメイトを追加し、タスク更新の通知を受け取るという形で進捗を確認してもらうことができます。
ゲスト
社外の人でも、ゲストとして同じチームに招き入れ、協力して作業を進めることができます。
権限 [プレミアム機能]
チームやプロジェクトごとに権限を設定し、不意の操作ミスによる影響を限定したりすることができます。
管理者コントロール [プレミアム機能]
メンバーを追加、削除、管理、パスワード複雑さ強制など組織の管理者に必要な機能の提供をする機能です。Asanaエンタープライズ版ではさらなる機能が使えます。
プライバシー管理
プロジェクトへのアクセスを制限し、機密性を高めることができます。組織内の極秘のプロジェクトもAsana上で進めることが可能です。
データセキュリティ [プレミアム機能]
Asanaからのデータエクスポートやバックアップができます。Asanaエンタープライズ版では一定のSLA稼働率も補償しています。
統合
Asanaは、他のシステムと連携してさらに便利になれるポテンシャルがあります。ここに書かれているサービスがすべてではなく、一部です。また、その種類は日々更新されています。
ファイル共有
クラウドドライブから直接ファイルをタスクに割り当てられます。
- Dropbox
- Google Drive
- Box
コミュニケーション
- スラック
- ヒップチャット
- 電子メール
- 電子メール forGmail
ワークトラッキング
- Chrome
- Github
- googleスプレッドシート
- Instagantt
- Zaiper
- ハーベスト
- Wufoo＆Googleフォーム
サポート
Asanaでは、多段階のサポートを提供しています。無料のヘルプやガイドでも十分ですが、有料のプレミアムやエンタープライズが用意されているので、専門家が組織内に居なくても不安を感じることなく導入することができます。
- ヘルプ＆ガイド
- プレミアムサポート
- エンタープライズサポート
モバイル
長らく使いづらかったAsanaのモバイル版ですが、2015年からぐっと実用的になりました。
- iOS
- アンドロイド
