ASANA(アサナ)ガイド中級編 – Asanaの戦略的導入

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/onboard/change-management-strategy

やみくもに進めてもうまくいかない

Asanaはとても使いやすいシステムですが、企業への導入に際しては慎重に計画して戦略を練り、進めましょう。

そのために、Asanaの導入に大成功したチームの知見を授けます。あなたの経験とミックスして、最高の戦略をたてましょう。

一人でAsanaを使う、もしくは合意形成できている少人数のチームでAsanaを使うことにしたとしても、この「Asanaの戦略的導入」は有用なコンテンツです。

タスクマネジメントシステムは日々進化しています。他のツールに乗り換えたいと思うこともたぶんあるでしょう。そういったとき、なぜAsanaを選んだのか?自分たちに必要な機能はなんなのか?をきちんと把握できていると、それが選択するための軸になり迷う要素が減ります。

質問「なぜAsanaなのか?」に答えられるようにする

ものごとを変えることは容易ではありません。人も組織も、変化には抵抗感があるものだからです。

みんなをAsanaに招待する前に、組織の人々にとってAsana導入がどのように仕事の役に立つのか、Asanaを使ってもらいたい人、それぞれの立場から考えてみるようにしてください。

たとえば、このようなポイントについて考えるといいと思います。

理想の状態から逆算し、いま何が必要かイメージする

チームの優先事項は何か?それにAsanaはどんな役に立てるか?Asanaを使うとスムーズになりそうなプロジェクトはあるか?

など、Asanaを使っているところをシミュレーションしてみます。

いまボトルネックになっている業務を洗い出す

現在の職場、チームでスムーズな流れを妨げていることがないか、ピックアップしてみます。

たとえばこのようなことはありがちなボトルネックです。

  • 情報が散在し探すのに時間がかかる
  • 部門間のコミュニケーションがうまくいっていない
  • ノウハウの再利用ができていない
  • 責任の所在があやふやになっている
  • プロジェクトの進捗管理が一目でわからない

Asana導入後の目標を立てる

これは「なぜAsanaなのか?」の質問への回答ではないかもしれませんが、重要なことです。

どんなチャレンジにしろ、適切な目標が定まっていないとそれが成功だったのかどうかわからず改善するための基準も持てないことになります。

Asanaを採用してもらうための戦略を策定する

Asanaで行うと今より仕事がうまく周りそうなのであれば、皆に使ってもらう戦略を立てるときです。

この戦略自体もあなたのAsanaのプロジェクトにしてしまえば、途中参加したチームメイトもいきなりやるべきプロジェクトが存在することになります。後から見直しても、Asanaでどのように業務が行えるかのひとつの事例として価値があります。

Asana導入戦略に含めるべきもの

  • ステークホルダーを特定する
  • 影響力を持つキーパーソンを引き込む
  • チームメイトをAsanaに招待する魅力的な文言を書き、テンプレートとして微調整しつつ利用する
  • キックオフミーティングでやる気を鼓舞する
  • マイルストーンを確立して進捗が見えるようにする
多くのチームはAsanaの本格導入まで約2か月かかります

最初に取り組むべきプロセス

チーム全体に働きかけるのではなく、最初は少人数で始めるのが鉄則です。

マーケティングと同じように、少ない対象でテストを行い、フィードバックを得て徐々に拡大していくのが遠回りに見えて最も摩擦が少なくスムーズな道のりです。

Asanaを使うことを習慣化する

Asanaが本当にチームになじむまでは多少の努力が必要です。

それぞれのメンバーが個性的な使い方をするのは結構なことですが、チームとしてルールを定めておくと、コミュニケーションのずれがなくなります。

つぎのようなアイデアを実行すると、その助けになります

  • 質問を受け付けるプロジェクトを作る
  • フィードバックを受け付けるためのプロジェクトを作る
  • 責任者を人に対してフレンドリーな人物にする
  • Asanaを使うインセンティブを用意する
  • Asanaの練習場所を用意する

使い続けること、より広めること。

他のチームがどのようにAsanaを活用しているか知ることは、モチベーションを高め新たな気付きをもたらします。

Asanaは、このようなコミュニティや情報を公開しています

(2018/2/27現在、すべて英語です)

などなど・・・

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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