ASANA(アサナ)ガイド中級編 – ダッシュボードで進捗管理をする

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/advanced/status-updates-progress

Asanaには、ダッシュボードという機能があります。「プロジェクト進行状況をざっくり把握するための一覧画面」です。

これにより、忙しい管理者は個々のプロジェクトを細かく見なくても状況を把握することができスケジュールが手遅れになる前に手を打てます。チームメンバーも日々の業務がどのぐらい全体の進行に影響を与えているか、また現在地を知ることでモチベーションの維持にも役立ちます。

ステータス更新にAsanaを使う理由

ドキュメントやメール、その他のツールでは「一元管理」ができません。Asanaを使うことで情報を集中させることができ、精度の高い進捗状況レポートにできます。

経営陣は現状をステークホルダーにわかりやすく説明できます。

ステータス更新のやりかたの例

Asanaではステータス更新は個々のプロジェクトの管理者の役割です。

ステータスにまつわることはこのように業務に役立ちます。

  • Progress Viewというプロジェクトの進行状況タブを表示します。ここにはプロジェクトの進捗管理に必要な情報がまとまっています。
  • タイムラインタブ(2018年の新機能のひとつ)を表示します。タイムラインは、プロジェクトすべてのタスクをガントチャートスタイルで表示するビューです。プロジェクトの各タスクがどのように結びついているかをみて、いつどのタスクがスタートされるかを確認します。
  • プロジェクトをダッシュボードに追加します。ダッシュボードはプロジェクト用のコックピットです。
  • GoogleSheetsのダッシュボードレポートを使うとプロジェクトの進捗状況をより深堀できます。これは外部ステークホルダーへ報告にも役立ちます。

ステータス更新を投稿する方法

進捗状況ビューを最大限活用するには、このようなワークフローがオススメです

  1. プロジェクトオーナーを割り当てる。オーナーは、プロジェクトの担当者です。
  2. プロジェクトの期限を設定する。進捗とタイムラインに表示されます。
  3. プロジェクトのステータスを定期的に更新する。予定通り、注意、遅延の緑・黄・赤
  4. ステータス更新をチームメンバーと共有する。@mentionで通知し、話し合い、プロジェクトの進行をモチベーションにします。

タイムラインでプロジェクトの進捗を追跡する

タイムラインビューを使うと、ガントチャートのようにプロジェクトを追跡できます。どのプロジェクトがつながっているかも視覚的にわかるので大変重宝します。

ただしこれはプレミアム機能です。タイムラインで進捗管理するほど業務に浸透してるなら有料版をつかってね、ということです。

ステータス更新にタイムラインを使用するためのヒント

タイムラインを使うとリアルタイムでプロジェクトの進捗がわかります。スプレッドシートやスクリーンショットのようにタイムラグがあり最新データか信用できない、ということがありません。

ダッシュボードに複数のプロジェクトを記録する

ダッシュボードにプロジェクトを表示すると複数のプロジェクトを一覧できます。忙しいプロジェクトマネージャーのコックピットになりえます。

無料プランでもプロジェクトを3つまでダッシュボードに表示できます。プレミアム機能なら無制限です。

Googleスプレッドシートでのレポート作成

Googleスプレッドシートでダッシュボードレポート

ダッシュボードからGoogleスプレッドシートを利用したレポートが生成できます。

Asana外にいる他のステークホルダーへのこまめな報告は信頼性を高めるでしょう。

ダッシュボードレポートの例

レポートは、多様な利用ができます。たとえばこのような切り口があります。

  • 遅れ気味のプロジェクト
  • まもなく終了するプロジェクト
  • 自分が関わる各プロジェクトの進捗
  • メンバーごとの業務バランス

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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