ClickUpのPortfolio(ポートフォリオ)機能の概要

ポートフォリオとは

一般的なポートフォリオ

一般的には出し入れ可能な束ねたドキュメント類のことをポートフォリオと言う。デジタル業界やアート関係では自分の作品集を表すことが多い。金融関係であれば投資資産の分散状況などをそう呼ぶこともある。

ClickUpのポートフォリオ

ClickUpでは、ポートフォリオは「指定したフォルダやリストごとの進捗を一覧するもの」機能のことを指す。ワークスペース内のリストが増えて収拾が付かなくならないよう、ポートフォリオ機能を活用して視覚的に進捗を把握しておくことができる。

使い道として、公式では例として下記のようなものを挙げている。

スプリント、ショップの開店プロジェクト、イベント企画、キャンペーンなど。

ClickUp公式サイトより

専用機能からダッシュボードの一部へ

旧ポートフォリオ

以前のClickUpのバージョンでは、ポートフォリオは専用の機能としてメニューに項目が作られていた。

新ポートフォリオ

その後のバージョンアップでポートフォリオ専用の画面から、ダッシュボードの一部(ウィジェット)へと変更されることになる。ただしポートフォリオ機能が縮小されたわけではなくむしろ使い勝手がよくなっている。

後方互換のためいまだにメニューに「Portfolios」が残っているが、更新されないことが名言されているので使わないようにしよう。

ダッシュボードとしてのポートフォリオ

ポートフォリオウィジェットの作成

ダッシュボードは有料プランから使える、視覚的なまとめを作成する機能。ポートフォリオを使うのであれば課金する必要があるが、15日のトライアルがあるので費用不要で試せる。

左のサイドバーメニューからDashboardsを選択したら、+ボタンでダッシュボードを追加し、ダッシュボード名を入力する

+Add widgetボタンでウィジェットを追加し

数多くあるウィジェットからポートフォリオを選択する。

ウィジェット上部に表示する名前を決めて、含めるリストもしくはフォルダを選んだらいくつかのオプションを決めて「Add widget」クリックでポートフォリオが作成される。

なお、+Add Foldersとあるのはフォルダ丸ごとをポートフォリオの監視対象にする機能。これを使うにはビジネスプラン以上の契約が必要となる。

一度作成したウィジェットの名称変更、削除、サイズ変更などは自由に何度でも行える。

ポートフォリオウィジェットの見かた

左端にリスト名とカラー、リストへのパスが表示されされている。リストカラーの指定をこの画面のColorカラムから行うこともできる。Statusはそのステータスごとのタスク数を、Progressは全体のタスクのうち完了させたものを表す。Completeは完了タスク数でOverdueは期限超過のもの。Start&EndDateはリスト自体への設定日となっている。

表示されるカラムはまだある。Priorityはリストの重要度、OWNERは所有者、TimeEStimatedがリスト完了までの見積もり時間でSprintMilestoensといった項目まで表示できる。タイムトラッキングの表示もあるので、Progress・Time Estimates・TimeTrackedの3項目からどの程度の進捗状況かを判別することができる。

これらカラムは+ボタンから表示切替ができる。

所感

ClickUpのポートフォリオは、リストレベルで進捗や状況を可視化できる機能。ダッシュボードのウィジェットに進化したため、他のウィジェットと組み合わせることが可能になった。

ダッシュボードは無制限に作れ、プロジェクトなどに合わせてポートフォリオを組んで1クリックで切り替えできる。多くのプロジェクトを抱えていても遅延を把握しリソースを再配分するなどコントロールが効きやすくなる。

ClickUpをヘビーに使い込んでいくと、どうしてもリストが多くなり場所も散らばり塩漬けリストが増えていく。そうならないよう階層構造のフォルダとは別の切り口で管理できるポートフォリオをうまく使っていきたい。

ポートフォリオを使うならダッシュボードから

ClickUp公式サイト(英語)

ポートフォリオ機能 https://clickup.com/features/portfolios

クイックスタートガイド https://clickup.com/onboarding/get-started/portfolios

カスタムウィジェットについて(ポートフォリオも)https://docs.clickup.com/en/articles/3625951-custom-widgets

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