『ClickUp』複数フォームからの問い合わせを同一リスト内にタスク化する方法

ClickUp『問い合わせフォーム』の仕様・作成方法・～WordPressへ設定するまで で記載した、「ClickUpで使える問い合わせフォームを複数用意し、どこから問い合わせを受けても1つのリストに格納する」ための手順

ClickUpのフォームの仕様

ClickUpのフォームの仕様を簡単にまとめると以下の通り

1. フォームもビューのひとつなので、スペース、フォルダ、リストに対して作ることができる。
2. フォームを通して送られてきた内容は、関連するリストのタスクとして格納される。
3. フォームは格納先としていずれかのリストを指定する必要がある
4. 無制限プランから使えるようになり、ビジネスプランだと主にデザイン面のカスタマイズ性が上がる。

上記１および２の通り、フォームはそれが作られたリストに格納される。そのため複数のフォームを利用するなら複数のリストが必要になるというのが基本的なClickUpのフォームの仕様。

ただ、下記の方法で1つのリストに複数のフォーム内容をタスクとして格納させられる。

方法1　複数フォームビューの作成

1つのリストに複数のフォームビューを作成する方法。フォームビューは複数作成でき、それぞれが1つのフォームとして機能する。同じリストに複数フォームビューを作成したのなら、同じリストに格納されることになる。

ピン止めするとそのビューがタブになる。ピン止めしないと同一タイプのビューはまとめられてプルダウン切り替えになる。上記は特にピン止めしなかったのでプルダウンになっている。

方法2　格納リストの指定

別のフォルダもしくはスペースにフォームビューを作り、格納先のリストを変更する方法。

フォームで送られてきた内容はリストにタスクとして格納される。そのためフォルダやスペースにフォームビューを作った場合、いずれかのリストを指定しなければならない。

このリストの指定時に、すでにフォームビューがあるリストを選べば複数のフォームからの受信内容を一元化するリストができる。

それぞれのメリットデメリット

方法1の複数のフォームビューを作る方法は、フォームと格納先リストの関係性が明確であることがメリット。基本的にはこの方法が最もよいと思う。デメリットは問い合わせ担当の者がフォームを変更できてしまうこと。

方法2の別のフォルダにフォームビューを作るのは、フォームビューだけをまとめて整理することが出来るのがメリット。アクセス権の設定と絡めて「フォームを作成できるが問い合わせ内容は見られないユーザー」などができるかもしれない（未確認）。

所感

どのフォームから送られてきた内容か区別する方法は今のところ見当たらない（調べ中）。そのため1フォーム＝1リストにしたほうが分かりやすく、管理しやすいのでメリットが大きいと思われる。

フォームを区別する方法があるのであれば、複数フォームの内容を1つのリストにまとめると処理の進捗が分かりやすくなるため、フォームの利用頻度が高く、フォーム数が多い場合はこちらのほうがよさそうだ。