ASANA(アサナ)ガイド基礎編 – タスクを追加し非常に多くの機能を柔軟に使いこなしやるべきことを確実に完了させる。

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/get-started/begin/adding-assigning-tasks

タスクについての概要

追加したタスクはどこにあるのか?

タスクは、それ単独でも存在できますし、プロジェクトの中にある(プロジェクトに属する)ことも、どちらでも可能です。

タスクを作るには、画面上のオレンジ色の+ボタンから行うのが基本です。

タスクを担当者に割り当てる

タスクは誰かが行わなければなりません。自分ひとりだけでAsanaを使うのであればこの担当者という仕組みは使わなくても構いませんが、複数人でAsanaを使うのであれば、役割分担をはっきりさせておくためにタスクを割り当てるほうがいいでしょう。

このタスクを割り当てることを、アサインといいます。自分宛てにアサインされたタスクおよびサブタスクは、マイタスク画面(My Tasks)で表示されます。

タスクの詳細を確認する

タスクをクリックすると、そのタスクの詳細が表示された領域が画面右側に表示されます。

詳細とは、担当者、納期、タスクの詳細、コメント、そのタスクのフォロワーなどのことです。

タスクには、一人だけ「担当者」を割り当てる(アサインする)ことができます。複数の人が完了に関わるなら、そのタスクをサブタスクに分割します。

タスクには完了すべき日を設定できます。カレンダービューでは、この日付が担当者の写真とともに表示されます。

タスクにフォロワーを追加すると、フォロワーはタスクに関して何かが起こったときに、通知を受け取ります。その通知はタイムライン形式でinboxという画面の中を流れていきます。

タスクに優先付けする

Asanaでは、タスクの優先度を3段階に分類できます

  • 今日(Today)
  • 近々(Upcoming)
  • 後で(Later)

自分の作業をマイタスク画面で一覧する

マイタスク画面(My Tasks)は、自分にアサインされたタスクが一望できます。

新しく加わったタスクはなにか、今日する必要があるのは何か、近日中にしなければならないことは何か、しばらく時間的な余裕のあるタスクはなにかがわかります。

ただし、残念なことにマイタスク画面ではAsana内にある自分のタスクすべてが見られるわけではありません。表示しているワークスぺースの中にある自分のタスク、もしくは表示中の組織内にある自分のタスクのみです。

異なる組織やワークスペースを縦断して、自分に割り当てられているタスクを表示する機能は現在のところ、実装されていないようです。

これは私も必要性をひしひし感じるところです。
同じような希望は他のユーザーも持っているみたいで、Asanaのコミュニティでこのようなやりとりがされています。要望をAsanaに上げているユーザーも何人かいるようです。

【複数のワークスペースにまたがっている、自分に割り当てたタスクを一覧するには?】

https://community.asana.com/t/viewing-all-assigned-tasks-across-multiple-workspaces/1704/41

その中で、素晴らしいことにユーザーの一人がタスクを縦断する機能を作ったようでGithubで公開されています。

https://github.com/sefrijn/asana-all-workspaces-overview

 

やるべきことを整理する

マイタスク画面で、画面右上隅のフィルタアイコンをクリックするとタスクの表示を調整できます。

  • 未完了のタスク
  • 完了済みのタスク
  • すべてのタスク

並べ替えは

  • 並べ替えなし
  • プロジェクト順
  • 期日順
  • いいね順

など。誰かのコメントに返信したり、ステークホルダーをタスクをフォローするよう、リストに加えたりもできます。

特定の日に業務が集中しすぎていないか、バランスを見るにはカレンダービューも便利です。

 

このように、Asanaでは自分のやるべきことを簡単に整理することがとてもやりやすくなります。自分だけではなくチーム全体に対してプロジェクトの全容を把握する、把握してもらうことも簡単です。

 

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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