OneNoteの容量が少なくなってきたときの対処法

無料で使えるOneNoteだが、容量の制限が意外と厳しめ。容量制限にかかりそうなときに行うべき対処法のリスト。

OneNoteにおける容量制限の壁

ファイルサイズ2GBの壁

OneNoteはすべてのデータが1ファイルに収められ、ファイルは最大2GBまでとなっている(2019年にMicrosoftに確認)。

これはファイルをどこに置くかには関係なく、共通のサイズ制限になる。

OneDrive容量の壁

OneNoteのファイルはソフトの種類-有料か無料か-によって配置できる場所が異なっている。有料版OneNoteだとローカル含め自由な場所に配置できるが、無料版OnenNoteだとOneDriveにしか置くことができない。

OneDriveに置くということは、OneDriveの容量による制限を受けるということ。他のOneDriveファイルと合わせて無料プランだと合計5GBまでとなる。

たとえ有料版OneNoteを使用していても、スマホとオンラインで同期したい場合もOneDriveに置くことになる。

OneNoteの容量対策一覧

ファイルサイズを減らす

ファイルサイズを減らして、ファイル当たり2GBの壁に対処する。テキストだけで2GBを超えることはめったにないため、この壁に当たっているなら画像やExcelのファイルが容量を圧迫している可能性が高い。

主な対処法は下記の通り

  • OneNoteに直接貼り付けるのはやめてOneDriveに保存しリンクする
  • スマホで取った画像はリサイズし解像度を落とす

など。

OneDriveの容量を増やしファイルを細分化させる

OneDriveを有料版にアップグレードし、ファイルは細分化させて2GBを超えないようにする。

無料版OneDriveだと総容量5GBまで。2GB近くなっているOneNoteファイルがあるなら細分化しても2ファイルまでしか入らないので有料プランにアップグレード。月額数百円で容量が10倍以上になる。

OneNoteはファイルの細分化が行いやすく、新しいOneNoteファイルを作成してノートをコピペで移動させるだけでよい。移動自体はスムーズで同期も比較的早め。

他のツールに移行する

OneNoteの機能に不満がある場合はツールの移行も視野に入れる。移行先候補は無数にあるが、いくつかピックアップして調べてみた。

移行先候補

Evernote

Evernoteは大御所のオンラインメモツール。徐々に有料化に舵を切り、無料ユーザーにとっては使いにくくなってきた。無料プランだと同期デバイスが2つまでという制限がある。保存容量は無制限で、アップロード容量がプランにより月単位で決まっている。

Windowsアプリだと総容量20GB程度までは軽快に動作した。30GBを超えると急激に速度が落ちる。WEBブラウザ経由だと影響は少ないようだ。

NotesStation

NotesStationはQNAPに搭載されているOneNoteライクなソフトウェア。Synologyでも似た名前の類似ソフトがある。NAS利用者は無料で使え、容量も特に制限は(記載されている限りは)無い。

VPN接続しないと外部からアクセスできないのがデメリット。

Notion

Notionは2016にローンチした、ノート機能を核としたオンラインサービス。無料プランだとファイル当たり5MBまで、有料プランだとファイルサイズ無制限で添付することができる。

多機能なためOneNoteユーザーにとっては覚えることが多い。ただOneNote同等の機能しか使わないなら学習コストはさほど必要ない。

手書きやOCRできない等、OneNoteに劣る部分もあるので注意。

ClickUp

ClickUpはノート機能を持ったタスクマネジメントソフト。無料プランだとトータルで100MBまでのファイル添付が可能。ファイル以外はカウントされないのでテキストのみなら無制限に記述できる。有料プランだとトータル容量は無制限となる。1ファイル当たりは500MBまで。

その他ツール

肌に合うならEvernote、タスク管理と絡めたいならClickUp、ノート中心ならNotionがよさげに思える。

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