『ClickUp』のドキュメント管理機能Docsの使用方法・タスクとの連携・使い道

ClickUpの可能性を広げるドキュメント管理機能について。OneNoteやEverNoteよりもClickUpに移したほうが便利なケースもある。

ここでは、「生産性ソフトウェア『ClickUp』の特徴・利点・優位性」でざっくり触れた内容の一部であるClickUpのドキュメント管理機能について調べてみる。

ドキュメント管理機能の概要

ClickUpはドキュメント管理機能も持っている。ClickUp内部にすべて保存され、各デバイスからアクセスすることができる。

ドキュメントの数とドキュメント内ページは無制限。無料プランでもページ数に制限はない。添付ファイルの容量には制限があるが、有料プランにすることでこれも無制限になる。

装飾ができる。ドキュメント内のテキストを太字、背景色、文字色で装飾したり、動画、画像、アイコンを付けることも可能。ドキュメント内でページを階層構造を持たせることもできる。

ドキュメントの使い道

タスクとは別に管理できるので、業務マニュアルやレシピ帳や日記として活用するなどいろいろな用途に用いることができる。

タスクに書ききれない内容をドキュメントで補なったり、共有の資料置き場にする

など。

タスクとの連携

ドキュメントからタスクを生成することができる。作成されたタスク側からもドキュメントが確認できるようになる。

ドキュメント内のテキストをドラッグして範囲選択し「+New task

タスクの配置先のリストやプライオリティを選択してCreateする。タスク名はこの時範囲選択した文字列になる。

タスクへのリンクを張った文字列にマウスを乗せるとタスクがポップアップする。

タスク側からもドキュメントと関連づいていることがわかる。

ドキュメントアイコンにマウスを乗せると関連するドキュメントが表示され、クリックで移動できる。

コメントを付加できる

タスク作成時と同様に文字列を範囲選択して「Comment」ボタンをクリック

入力したコメントは該当部分をクリックするとポップアップで表示される

その他

アクセス権

タスクやリスト、フォルダに添付されて作られたドキュメントはそのアクセス権を継承する。

無料プランの場合、基本的にいずれかのタスクやリスト、スペース等に紐づけてドキュメントを作成することになる。アクセス権はそのタスク等のものが引き継がれ、自分しか見られないスペースに紐づいたドキュメントは自分専用になる

画面表示

PC

ドキュメントの一覧画面と、ページ詳細画面。

スマホ

タスク・ドキュメント・お気に入り間をスワイプで切り替えられるようになっている。ドキュメント詳細画面から左スワイプすると別のページ一覧が表示される。

参考:https://cu.knowledgebase.page/knowledge-base/function-docs/

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