『ClickUp』の機能詳細 – 階層構造ごとの特徴・使い方etc

ClickUpの階層構造、各層の説明と使い道、その他感じたことなど

プロジェクト管理をベースとした多機能ソフトウェア『ClickUp』は、最大7つの階層構造を持つことができる。

ここでは、「生産性ソフトウェア『ClickUp』の特徴・利点・優位性」でざっくり触れた内容の一部であるClickUpの階層構造について自分なりに調べたり触ったりしたことをについて触れてみる。

ClickUp公式資料より、階層構造

ClickUpの階層は

ワークスペース>スペース>フォルダ>リスト」>タスク>サブタスク>チェックボックス

の7つ。まずはワークスペースから。

ワークスペースの役割と特徴

ワークスペースは、大規模な企業単位で分類するための階層で、アカウントの次にくる実質最上位にあたる階層。ワークスペースごとに作業スペースが完全にエリア分けされるイメージ。基本的に他のワークスペースの情報は、画面自体を切り替えないとわからない。

この例では「A」がワークスペースの頭文字。ここをクリックして別のワークスペースに切り替える。

ワークスペースごとに、メンバーを招待して共同作業ができる。プライベートワークスペースという、一人使用向けのワークスペースにもできる。

Slackやカレンダーなど、ClickUpとほかのアプリを統合するのもワークスペースごとに行うのが基本になる。

ワークスペースは進捗ステータスを設定できる。ワークスペースを作成するときに、このワークスペースで使うステータスをテンプレートから選んだりオリジナルで作成したりする。

有料プランはワークスペース単位になる。アップグレードするときは、ワークスペース内のメンバー全員がアップグレードする必要がある。自分だけビジネスプランにするということはできない。

ワークスペースの使い道

たとえば、ある程度の規模の企業に所属し、NPOでプロボノとして活動し、町内会にも入っている、、という場合はそれぞれをワークスペースにすると管理しやすい。

ただ、それぞれの規模が大きくない場合はワークスペースは1つだけにしておいて、その中で『スペース』として分類したほうが一覧性が高くて便利なこともある。

スペースの役割と特徴

スぺースとは、ワークスペースの下位にある分類のための階層。

ClickUp画面のサイドバーに、複数のスペース並ぶ。ただしスペースに含まれるフォルダやリスト(後述)を展開表示できるのは1度に1スペースのみ。スペースBを展開するとスペースAは閉じられる。

また、Everythingという特別な階層で、そのワークスペースにある全Spaceを縦断して表示できる。

ユーザーの招待はスペースごとに行える。

また、ClickAppsもスペースごとに設定できる。

進捗ステータスも設定でき、ワークスペースに設定されているステータスを上書きできる。

スペースの使い道

大きな組織の場合、スペースは部門分けに使うとちょうどよい。営業部、経理部、総務部、マーケティング部など。

複数企業にかかわるコンサルタントやフリーランサーだと、顧客ごとにスペースで分けると便利に使える。ワークスペースで分ける場合は、その顧客の規模がよほど大きくないと手間に見合わないことが多い。

また、仕事と個人のタスクを合わせてClickUpで管理する場合も、ワークスペースではなくこのスペース単位で分けたほうがよい(たいていの場合は)。

スペースで分けると、

  • ワークスペースより切替が素早くできる
  • Everythingビューですべてのスケジュールにバッティングが無いか確認できる
  • 仕事で有料プランにすると個人でも有料機能が使える

といったメリットがある。

デメリットとしては

  • 個人のみで有料機能が必要だとしてもワークスペース全体をアップグレードする必要がある
  • 仕事と個人を完全に区分けできるわけではない

といったものがある。

フォルダの役割と特徴

フォルダは、スペースの下位にある分類階層。必ずしも使う必要はなく、フォルダ無しでもClickUpを使うことはできる。

フォルダの主な目的はリストを分類することにあり、スペース内にフォルダを作ってその中にリストを入れる。フォルダを使わない場合はスペース直下にリストを入れることになる。

リストの分類が主な目的のフォルダだが、単に見た目を分けるという以上の機能がある。

フォルダに入っているリストすべてのタスクを一覧したり、カレンダー表示したりという内包するリストのタスクをまとめて扱えるという統合機能だ。

そのため、フォルダを使ってリストを分類するときにはまとめて確認したいリスト群はどれか?という視点で見ると使いやすい分類ができる。

また、フォルダでも進捗ステータスが設定でき、スペースに設定されているステータスをさらに上書きすることになる。

フォルダの使い道

大規模企業の場合、スペースが部門分けだとしたらフォルダは業務内容で分けるとよさげ。マーケティング部門(スペース)の下に広告(フォルダ)とコンテンツ(フォルダ)と市場調査(フォルダ)があるなど。

フリーランス、コンサルタントの場合は取引先企業(スペース)の下にプロジェクト群(フォルダ)と定型業務(フォルダ)など。定型業務には請求や契約などのリストを入れる。

リストの特徴と役割

リストは他のプロジェクト管理ソフトでのプロジェクトにあたる階層。中期で完了させる取り組みごとにリストを作る。

複数のタスクをもち、期限を区切ったリストならタスクをすべて完了させるとリスト自体も完了になる。期限は特に設定しなくてもよく、その場合は単なる同種のタスクの入れ物として機能する。

リストはフォルダの下にある階層で、フォルダを作らない場合はスペースの直下に来る。フォルダを作る場合はフォルダを開閉することでリスト一覧の表示/非表示を変更できる。

リストでも進捗ステータスを設定でき、フォルダもしくはスペースのステータスを上書きできる。

リストには日付や担当者、重要度などの設定を行うことができる。

タスク

タスクはリストの下位にある、具体的な業務の処理単位。

タスクには日付や担当者、重要度などの設定ができる。タスクごとにステータスで進捗を管理して、チェックやClose(名前は自由に変更可)するとそのタスクが終了となる。

サブタスク

サブタスクはタスクの下位にある階層。機能的にはタスクとほぼ同じ。サブタスクはあっても無くても良く、シンプルなタスク管理ではサブタスクは使わない。

ClickUpのVer2.65時点ではタスク>サブタスクという2階層のみだが、機能リクエストとしてさらなる複数階層を求める声が多いので、そのうち拡充されるかもしれない。

ひとつのタスクを完了するのにいくつかのステップを踏む場合のみ、サブタスクを作成すると進捗が管理しやすくなる。

サブタスクもタスクとほぼ同じ機能を持つので、担当者を割り振ったり期日を設定したり、進捗を管理したりといったことが行える

チェックボックス

チェックボックスはClickUpの階層における最下位の項目で、チェックの有無だけを管理する。たとえば、沖縄旅行(リスト)に持ち物準備(タスク)があるとして、サブタスクで「夫」「妻」「子供」。各サブタスクのチェックリストとして、着替え・薬・財布など具体的な持ちものを挙げていく使い方が考えられる。

チェックリストはタスクもしくはサブタスクの下にいくつでも作成することができ、サブタスクの下に作った場合はリストビューで下記のように表示される。

チェックボックスを3個作成。そのうち完了したチェックはゼロ

タスク/サブタスクの詳細画面でのチェックボックスは下記のように表示される。

この画面からドラッグすることでチェックボックスを階層化することが可能。チェックボックスが増えてきたとき、視覚的に分類にできる。

ClickUpにおける階層 

『ClickUp』ではこれら最大7種類の階層構造を活用して。やるべきアクションを分類していく。他のプロジェクト管理ソフトでは3~5階層程度のものが多く、階層が多いことで適切に分類できるのはClickUpの大きなアドバンテージになっている。

ClickUpでは階層構造が高機能で重要だが、あわせて使うと便利なタスク管理機能にタグ(Tags)もある。

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