ASANA(アサナ)ガイド中級編 – Asanaを電子メールと合わせて使う

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/onboard/asana-and-email

Asanaと電子メールどちらも使用する

電子メールは世界中とコミュニケーションできる手段ですが、ビジネスのために設計されたものではないので、いろいろと使いづらいところはあります。

電子メール→Asana

一番シンプルな使い方は、電子メールをAsanaに送ってタスクに変換することです。

一旦タスクにすることで、Asana上で進捗を管理したり優先順位をつけたりすることができます。

電子メール上の項目と、タスクのどの部分に値が入るかの対比は次の通りです。なお、電子メールから返還されたタスクはMy Tasksに入っています。

電子メールの項目タスクの項目
Toフィールドに追加されたアドレスタスク担当者
CCフィールドに追加されたアドレスタスクのフォロワー
メールの件名タスク名
メールの本文タスクの説明
添付ファイルタスクの添付ファイル

Asanaのタスクに変換した電子メールを最初から特定のプロジェクトに入れておくには

そのプロジェクト専用のメールアドレスに転送することで可能になります。

プロジェクトA専用のメールアドレスに送るとプロジェクトAに、
プロジェクトB専用のメールアドレスに送るとプロジェクトBに格納された状態でタスクが作られます。

なお、Asanaに登録された以外のアドレスから送信してもタスクは作られずエラーになります。登録用アドレスが漏洩してスパムが送り付けられタスクが大量に生成されることはありません。

Asanaをメールと統合する

Gmail

Gmailユーザーなら、アドオンが使えます。Asana for Gmailを使うことで、メールを直接タスクに変換したりチームメイトにタスクを割り当てたり期日を変換することをGmailの岸根から行えます。

Asana for GmailはAndroid用アプリもあります

Outlook

Outlookユーザーなら、Sendanaで電子メールからタスクやConversationsを作成できます。Microsoft365コネクタを使用すればYammer,Outlook、MicrosoftTeamsに通知することもできます。

Asanaからメールを管理する

Asanaは、タスクに変更があった場合にそれを電子メールで通知することもできます。

タスクが変更されたとき、タスクにコメントがあったとき、タスクが割り当てられたとき、フォロワーが増えたときなど。

メール通知が多すぎて管理しきれなくなったり不要になった場合は、My profile Settingsでオフにしてください

ワークフローの例

このように使うと、スムーズです。

たとえばこんな

  • メールでタスクを依頼する代わりに、Asana上でその人をタスクの担当者として割り当てる
  • メールで返信するのではなく、Asana上でタスクにコメントする。
  • 感謝の気持ちをいいねボタンで表明する。
  • タスクに関連のある資料はタスクに添付し、ファイルビューで一覧して見る
  • 電子メールをCCでフォローするよりもAsanaでフォロワーになる

コミュニケーションの場合は

組織で使っていて、組織外の人と多く交流する場合は、ゲストとしてAsanaに招待します。

プライベートのチーム、プロジェクト、タスクを作れば必要最小限の人たちのみでやりとりできます。

ステータス更新を電子メールで通知し情報共有する場合は、チームやプロジェクト内にあるConversationsを使います。

 

専用のプロジェクトを作る場合

たとえばキャンペーンで外部代理店と共同で作業を行うなら、キャンペーンをプロジェクトにして資料を添付したメールを転送します。ファイルビューでそれら資料が一覧できます。

たとえば採用専用のプロジェクトを作って候補者からのメールを転送し、管理することができます。

 

 

チームがAsanaと電子メールをどのように組み合わせて使うかはいろいろなやり方があります。そしてAsanaは行き来する電子メールの数を減らすために役立つソフトウェアです。

 

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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