ASANA（アサナ）ガイド基礎編 – 入門編（最初にお読みください）
このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana（アサナ・アーサナ）」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ（英語）からどうぞ。
https://asana.com/guide/get-started/begin/quick-start
入門編（最初にお読みください）
Asanaは、やるべきことやその進捗を管理して、最大限の成果を出すためのツールです。いわゆるタスク管理ツールの一種で、やることを書き出して、チェックを入れて完了させていくことでやることの漏れをなくします。また、複数人で共同作業するプロジェクト管理ツールとしての側面も持っています。
この入門編の記事では、使い方の基礎が学べます。
組織内での業務では、プロジェクトに関係するタスク、誰が何をすべきかや、そのための打ち合わせなど、煩雑になりがちなことは数多くあるもの。
Asanaというシステムを使うことで、それらがすべて明快になり、結果として最大限の成果を出せるようになります。
一般的なWEBベースのサービスと同様、Asanaへの登録にはメールアドレスが必要です。一人でもAsanaを使うことはできますが、Asanaは、基本的に会社組織や団体で使うためのツールです。複数人向けの機能が充実しているので個人使用にはオーバースペックかもしれません。会社で使う可能性があるなら、最初から会社のメールアドレスで登録しましょう。メールアドレスのドメインの部分が同じユーザーが同じ組織に所属しているとみなされます。
では、実際の操作方法を少しみていきます
最初のタスクを追加する
画面上左側の、「オレンジの＋ボタン」が分かるでしょうか？クリックでタスクを追加できます。
この「オレンジの＋ボタン」は、何かを追加するボタンです。
クリックすると状況によってさまざまなサブメニューが出てきますが、「Task」を選ぶとタスクが追加されます。
タスクとはやること1件分のことで、たとえば「牛乳を買う」とか「山田さんとデザインの打ち合わせ」など。
プロジェクトを作成・参加する
同じ目的に沿った複数のタスクを管理するために「プロジェクト」という概念があります。
プロジェクトは計画や課題
Asanaで言うプロジェクトとは、同じ目的に関連した複数のタスクをまとめるための入れ物のようなものです。
「新製品のローンチ」「デザインリニューアル」「今年の年末調整」「ハワイ旅行」「転職」「猫の避妊手術」など、一人で行うものも複数人で行うものも、比較的短期間から長期に渡る大きなものも思いつく限りなんでもプロジェクト化できます。
プロジェクトを作るには、トップバーのオレンジの＋ボタンを押して「Project」を選ぶだけです。
タスクはプロジェクト内の小さなステップ
プロジェクトが大きな企画だとするとタスクはその企画の成功に必要な小さなステップです。
「ハワイ旅行」プロジェクトの中には「パスポートの有効期限を確認する」「飛行機の手配」「ホテルの手配」「新聞を止める」「お土産を渡す人のリスト作り」「有休をとる」「ペットホテルの予約をする」など、やるべきタスクがいくつも入ります。
「新製品のローンチ」プロジェクトの中には「市場調査」「企画」「製造」「マーケティング」「セールス」などのやるべきことがありますが、これでは大雑把すぎてアクションを起こしづらいときは、さらに細分化ことも可能。
Asanaならタスクの中にサブタスクという小さなタスクを作って管理することができます。このサブタスクという概念は多くのタスク管理システムで取り入れられていますが、サブタスク機能を使うには有料プランへの加入が必要な場合もあります。Asanaは無料プランでもサブタスクが作れるのがメリットの一つです。
プロジェクトに属さないタスクも作れる
タスクをどのプロジェクトにも属さないようにしても構いません。一人でAsanaを使っているなら、プロジェクトを作るまでもないタスクも多々あるもの。
プロジェクトに属するタスク、属さないタスク混在させてもAsanaでは問題ありません。
複数人で共同作業するなら
誰が何をするべきか、誰が何をしているかをAsanaは明快に管理できます。チーム作業に便利な機能がいくつも用意されているからです。
たとえば、次のようなことが可能です
- タスクを誰かに割り当てる
- タスクのフォロワーを追加する
- タスクにコメントする
- @mention機能で直接誰かにタスクをリンクさせる
- 通知センターで進捗をチェックできる
もっとAsanaを使いこなして生産性をアップするには
このページに書いたのは、Asanaを使うための最初の一歩。Asanaのガイドページには、もっとたくさんの情報があって、活用すればするだけ便利で手放せないものになります。
特に便利なツールには、
- iOSやAndroidアプリをダウンロードして使う
- Asanaを他のツールとつなげて一体化し、使用する。
などがあります。
アプリや他のツールのメニューは英語ですが、入力は日本語でも問題ありません。
2014年のリニューアル後からは、アプリもかなり使いやすいものになっていて、使用感・速度など十分すぎるクオリティです。
