ASANA(アサナ)ヘルプ-アカウントの種類と範囲~アカウントを作成するには

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のヘルプページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

Asanaは、チーム向けのコラボレーションツールだというのもあり、アカウント作成時にちょっと迷ってしまうこともあります。

個人かチームか法人か-アカウントを作成する

自分からアカウントを作成しても、だれかに招待されてアカウントを作成しても、どちらでも作成できるアカウントは同じです。

個人用のメールアドレスで作った個人のAsanaアカウントも、法人用のメールアドレスで作った「組織に所属するAsanaアカウント」も、同じものです。

アカウントの最小単位はあなた個人に紐づくもので、一人にひとつのアカウントになります。

そしてそのアカウントをつかって、世界中のAsanaユーザーと一緒に共同作業をしていくことができます。

社外、社内の人とコラボレーションするための場所

社外の人とコラボレーションするには、ワークスペースを作り、そこで一緒に作業をします。
ワークスペースを作る=レンタルオフィスを借りるようなイメージです。

社内の人とコラボレーションするには、ワークスペースを作ることもできますが・・・
組織を作ってその中で共同作業するほうが理にかなっています。
組織を作る=会社という入れ物をつくるようなイメージです。

使うメールアドレスの種類によって自動的に”組織”がつくられる

会社のメールアドレスを使ってAsanaアカウントを作る(サインアップ)と、最初から組織がつくられ、そこにあなたという個人のAsanaアカウントが所属する形になります。自動的にです。

個人のメールアドレス、たとえばGmailやWindowsメールを使ってAsanaアカウントを作ると、組織は作成できません。単なる個人のAsanaアカウントになります。

誰かと共同作業するには、新しいワークスペースを作るか、既存のワークスペースや組織に招待される必要があります。

アカウントの作り方

基本の作り方

自分自身でAsanaにサインアップするなら、アカウント作成と同時にワークスぺースを作ることから始めましょう。ワークスペースとは他の人と共同作業ができる外部のシェアオフィスのような場所です。

招待されて作る

招待された場合も、あなた個人のアカウントを作ることには変わりありません。
違うのは、アカウント作成と同時に招待してくれたひとのワークスペースや組織に所属していることになるという点です。

ワークスペースは後から作れる

アカウントを作る際に、招待されてかどうかを気にする必要はありません。
ワークスペースは必要なだけあとから作成することができます。

ひとつのAsanaアカウントでいろいろな場所に所属できる

Asanaのアカウントの概念はややこしいようでいて、実はそうでもありません。
リアルの社会の構造に似ているからです。

まずひとりの個人がいて(=Asanaアカウント)、
会社に所属し(=組織)、
部署に配属され(=チーム)、
プロジェクトに取り組みます。

会社を離れても人との付き合いはあります。
趣味のサークルに加入し(=ワークスペース)、
ボランティア団体にも入って(=ワークスペース)、
PTAにも参加し(=ワークスペース)、
家に帰れば家族の一員(=ワークスペース)、
になります。

それぞれのチームやワークスペースは完全に分離しているので、そこに参加していない人には中で何が行われているかはわかりません。プライバシーは保たれています。

あなたにピッタリ合うAsana内のスペースは?

ワークスペースチーム組織
個人のメールアドレスで作れる会社のメールアドレスが必要
個人もしくは小規模チーム向け組織内のチームのひとつの役割を担う複数のチームがある入れ物
新しいチームは作れない複数のチームが作れる
だれでもメンバーやゲストを追加できる権限設定によってメンバーへ許可する権限の範囲を決められる会社用のメールアドレスの利用者がメンバーとなる。その他はゲストとして参加できる。

 

初期画面を見てみましょう

画面右上にアイコンとワークスペースもしくは組織名があります。
この部分で、いま作業をしているのがどのエリアなのかがわかります。

ワークスペースと組織を切り替えて移動する

あなたが所属しているワークスペースと組織はそれぞれ別のものとして存在し、それぞれプロジェクトやタスクをもっています。
ですので、明示的にそれらを切り替えて作業する必要があります。

ワークスペースと組織を切り替えるには

画面右上のプロフィール画像をクリックする→ドロップダウンメニューから表示したいワークスペースまたは組織を選択する

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