『ClickUp』リマインダーの役割・作成/確認方法およびタスクとの使い分け

MyLifeOrganized時代はタスク開始時の通知ぐらいにしか使っていなかったリマインド機能。ClickUpでどうなのか調べてみた。

ClickUpでは、「タスクに開始時刻を設定すること」とは別で独立した機能としてリマインダー機能が存在している。

リマインダーとは

リマインダーとは、アクションを促すために行ってくれるシステムから人へ通知のこと

ClickUpのリマインダーで出来ること

リマインドタイトルの設定

まずはリマインドするタイトル。リマインダーに本文欄は無いのでタイトルにすべて入れる。

日時の設定

リマインドする日時を設定する。タスクと同等の設定ができる。

添付ファイル

添付しておくとリマインド時にすぐ開ける。複数ファイルの添付も可能。

リマインドタイミングの設定

日時とは別に、いつリマインドするかを設定することができる。10分前、1時間前、カスタム、リマインド無し、など。

デリゲート(移譲)

他者のリマインドとして作成する。有料プラン限定になる。

リマインド時にできること

完了チェック

タスクと同じようにチェックして完了にすることができる。タスクとは違ってリマインダーに進捗ステータスという概念は無く、チェックの有無だけになる。

スヌーズ

リマインド通知が来てもすぐに対応できない場合、日時を再設定できる。

タスクへの変換

リマインダーからタスクへ変換することが出来る。思っていたより込み入ってきたときやしばらく寝かせるためにリマインダーだけセットしておいたときなど、やっぱりタスク化するほうがいいと気づくことは多い。内容を引き継ぎ、リマインダーからタスクへ変換ができる。

リマインダとタスクの違いと使い分け

リマインダーは最小限の項目だけで作成できる。タスクのような依存関係や説明欄、リマインドの置き場所(タスクにおけるリスト)もなく、シンプルにいつだれに何をリマインドするかだけに絞られている。

リマインダーにすべきかそれともタスクにすべきかは主にアクションの重さや他との関連性で決めるとよい。

タスクが適しているシーン

  • 行うべき一連の行動 例:〇〇さんと打ち合わせ10-12時

リマインダが適しているシーン

  • アクションのきっかけを知らせる通知 例:〇〇さんに折り返しTEL 14時に

タスクとリマインダーの使い分けはアクションの重みと別アクションとの関連性など

例えば同じTELだとして、タスクに入れるべきなのはビジネス上の打ち合わせのような、時間が決まっており行うことが他の利用者にも知らせる必要があり他のタスクと依存関係がありビューで見る必要がある内容。リマインドするべきなのは不在中にあったTELに折り返すなど内容不明の案件でとりあえず行動する場合や、親に様子見の連絡をするなど1アクションで行えることが中心となる。

:〇月〇日の11-12時までセミナー → タスク
  そのために9時に家を出てバス停に向かうのは → リマインダー

言い方を変えると、タスクは主体性を持って行う行動であり、リマインダーは受動的に受け取る命令だともいえる。

リマインダーの作成方法

リマインダーはさまざまな場所から作成できる。

リマインダーの入力画面

ツールチップ

ブラウザやアプリで右下にあるツールチップからリマインダーを選ぶ。ピン止めすれば1クリックで選択することもできる。

ホットキー

カーソルがどこにも入っていない状態でのRキーがリマインダー入力欄を呼び出すショートカットになっている。

Inbox

Inboxからはリマインダをより簡単に登録できるエリアがある

その他

多分アレクサ/GoogleHomeでも出来る気がするが、未確認。

リマインダーの確認方法

Inbox

基本のリマインダー置き場はInbox。

タスクと違ってリマインダーはこの場所にしかないので探し回って見つからないということは起こらない。ただし、日時が登録されているリマインダーはInboxではなくDoneエリアになる点は注意。

Home

Home画面のAgendaとしてもリマインダーが出てくる。リマインドタイトルのフォントが異なっているのはおそらくClickUpのバグかと思われる。

リマインダーの効果

なんでもかんでもタスク、の状態から必要に応じてリマインダーに役割を割り振れると

  • タスクより早く登録できる
  • タスクと分けて管理できてごちゃごちゃにならない
  • 時間への意識が高まる

などの効果がありそう。

スヌーズやリマインドタイミング、簡易的なチェックなど、リマインダーはタスクより手軽に登録・運用でき、覚えておかないといけないことを頭からさらに追い出せる。

リマインダーを適切に使うことで、タスクのみの場合と比べ時間感度が高いマネジメントができるので積極的に使っていきたい。

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