ASANA(アサナ)ガイド中級編 – コミュニケーションのベースをAsanaに移行する

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/onboard/move-communications-to-asana

コミュニケーションのベースをAsanaに移す

今までのコミュニケーションは、メールやリアルなミーティングが主なものだったと思います。ですがこれからはAsana上でよりスムーズなコミュニケーションができます。

旧来のコミュニケーションからAsanaのコミュニケーションへ、スムーズに移行する方法を紹介します。

こうすることで、今までよりはるかに一元化された情報のもとで迷わず仕事を進めることができるようになります。

Asanaでは、メンバーとディスカッションできる場所がいくつかあります。

タスク内でのディスカッションを行う

タスク内でメンバーとやりとりできます。コメント欄で話し合ったり議論したり、質問したり回答したりできます。

また、@mentionで特定の個人を名指ししたメッセージも送れますし、フォロワーとして関係者にそのタスクを見るよう意識づけすることもできます。

プロジェクトメンバーと会話する

複数のタスクにまたがった内容やプロジェクトレベルでの会議、ブレストなどはプロジェクト内にある会話スペースで話し合います。

プロジェクトを表示し、Conversationsビューでプロジェクト内の会話画面に移行できます。

すべてのプロジェクトには、プロジェクトごとに会話できるこのような場所が設けられています。

チームの会話をする

関連するプロジェクトや適当なタスクがまだ無かったり、少し大きめの範囲で情報を共有する場合はチーム内の会話機能を使います。

チームを表示し、Concersationsをクリックするとチーム内で会話が出来る画面になります。

 

チームメイトにタスクを作成して割り当てる

チームメイトに依頼するには、いままでのようにメールやチャットを使わずにAsanaで済ませられます。

タスクを作って担当者を割り当てるだけです。

Asanaと電子メールの間をスムーズに行き来する

基本的に電子メールは使わずにAsanaでコミュニケーションのすべてを完了できますが、時にはメールが必要なこともあるかもしれません。

その場合、Asanaとメールの間をスムーズに移動するオプション機能があります。

Gmailをお使いであればAsana for Gmailアドオンを使うをメール画面から直接タスクを更新できます。

Gmail以外のメーラーの場合は、電子メールをAsanaの特別なアドレス宛に送ることでタスクに変換することができます。

その場合、件名はタスク名に、本文はタスクの説明文に、添付ファイルはタスクの添付ファイルとなり、送ったものがタスクの担当者になります。

情報を検索する

Asanaのあらゆる情報は(権限がある限り)すべてチームの全員が検索可能です。

参加したばかりの人も、過去のやりとりから必要な情報を探すことは簡単です。

プロジェクトの更新画面を使用する

Asanaでは、プロジェクト自体の進捗を更新する専用の画面があります。

確認したいプロジェクトのProgressビューを開くと、そのプロジェクト全体の更新状況、総括を見ることができます。

これは自動的に更新されるものではなく、プロジェクトオーナーが更新します。

オーナーは毎週自分のプロジェクトに関して振り返り確認し更新するように習慣をつけましょう。

Inbxを使用する

AsanaのInboxは、タスクなどの更新状況がタイムライン形式で流れてきます。これを使うと自分の関係する業務で何が起こっているのか見逃さずに済みます。

 

ASANAガイドページざっくり日本語化-目次

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