【初心者お断り】ほぼ最強のタスク管理アプリ/ツールMyLifeOrganized

このPostでは10以上のタスク管理システムを乗り換えてきた僕が、現時点でほぼ最強だと思っているタスク管理システム、MyLifeOrganized(マイライフオーガナイズド、以下「MLO」)を紹介します。

7つの習慣、GTD、〇〇式、などやるべきことにフォーカスを当てるメソッドはいくつも名著があります。これを学び、やるべきことがわかったら次はそれらを現実世界で展開するためのツールを探して使えるようになる番です。

なぜなら、自分の記憶力に頼ったり、簡素すぎるツールに大切なタスクをまかせてしまったり、自分の性格やタスク量に見合わないシステムで行おうとしていると、やるべきこととやるべきタイミングを記憶することに脳内メモリや処理時間を食われてしまうからです。

僕はデビッド・アレンのGTDを読んでから、5年ほどかけていろいろなツールを乗り換えてきました。

それぞれに不満があり、手になじまなかったためです。
Nozbe、Toodledo、Todoist、Wrike、GoogleTASK、タスク管理システムとして使おうとしたEvernote、Onenote、それから紙の手帳もいろいろと。ほぼ日、フランクリンプランナー、セパレートダイアリー、単なるノート、自作のリフィル+システム手帳、Plotter などなど・・・

そんな紆余曲折の果てに見つけた現・最強ツールがこのMLOです。

MyLifeOrganized ウインドウズ版 画面はかなり狭く寄せています。

ただし、初心者向けではありません。やれることが多く、ソフト代金もかかるうえ、日本語の解説サイトがほぼ無く学習コストが高いからです。

しかし、こんな人には最適だと思います。

  • 膨大なタスクを効率よく処理したい
  • 手にぴったりなじむように細かいところまで使い勝手を高めたい
  • クラウドにしかデータが無いのは不安
  • プロジェクトの進捗を細かく管理したい
  • タスクの属性を細かく管理したい

つまりゴリゴリに使い倒したいタスク管理の玄人に最適なシステムです。

MLOは非常に多機能なので、ここでは大きなポイントに絞って紹介します。

MLOの大きな特徴

視認性・一覧性が高い

アウトラインですべてのタスク、プロジェクトを一覧できます。ワークスペースというタブ切り替え式の機能ももっており、レイアウトを保持したまま別のプロジェクト間を行き来することも容易です。

後述しますが、テキストフォントやカラー、行の背景まで細かくカスタムできるうえ表示項目もほぼすべて自由に決められることも視認性の高さに一役買っています。

タスクやプロジェクトを細かく管理できる

プロジェクトには、タスクを内包させられます。完了したタスク数によって進捗をパーセンテージで表わしたり、プロジェクト自体のステータス、緊急度と重要性、ゴールやタスクのフォルダ化などのプロパティが設定できます。タスクにも重要性、緊急性、スター、フラッグ、コンテクスト、繰り返しやレビューなど付与できる属性は多岐にわたります。

外部脳としてデータを安心して任せられる

MLOを使い始めて3年目に突入しましたが、データのクラッシュや消失は一度もありません。ネット接続できない環境でも使えるので限られた場所でしか使えないクラウドシステムのような穴はありません。

他にも繰り返しタスクの設定が細かく、見落とさないように通知が来るなど、秘書のようにも使えます。

データはローカル、同期はクラウド経由もしくはWifi

ストレスにならない操作性

データはローカルで持ち、都度ネットにアクセスする必要がないので動作が非常に速いです。クリックと同時に画面が切り替わり、タスクの一覧も一瞬で表示されます。

6000ほどアクティブなタスクがあったときもデータ検索は1秒かかっていなかったと思います。いまは「アーカイブ」という仕組みが搭載されて一定以上昔の完了済みタスクはシステムから取り除かれるようになり、将来的に動作が重くなる心配もなくなりました。

カスタマイズ性が非常に高い

主に画面表示関連のカスタム項目が豊富です。テーマで一括変更したり、文字サイズ、カラー、フォント、背景、アンダーバーと色など、好きなようにカスタムできます。

デフォルトのテーマはこれ。

デフォルトテーマ

アクアテーマに変えると一覧画面の背景と文字色が変更されました。

アクアテーマ

テーマはさらにEditできます。フォントとアイコン、タスクのフォーマット、ツリー表示のフォーマット、日付カラーなど。

フォント関連のカスタム画面

その他多数

このほかにも、僕が使いこなせていないor不要なだけで、他にも多くの機能があります。

コミュニティも活発でメールサポートの返信も早く、ユーザーの意見を聞こうとする姿勢が見られます。

ここまではMLOの良い部分です。

一方、今後に期待する部分もあります

MLOのいまひとつなところ

 ファイルの管理が苦手

ファイル添付できるタスク管理システムはめずらしくありません。しかしMLOではそれはできません。MARKDOWNでWEB上やローカルの画像パスを保持できますが、スマホで見られなかったり機密性の高いデータを共有できなかったりと不便さが目立ちます。

せっかくクラウド同期の有料版があるのでそれを活用しない手はないと思うのですが、ここが特に残念なポイントです。

 日本語情報が少ない

日本語の情報が少ないソフトですが、日本語対応しています。使い勝手についても98%ぐらいは不満なし。ちゃんと日本語は使えるのでご安心を。

 有料版しかない

スマホ版にはFree版が用意されていますが、MLOを活用するには有料版が必須です。

ちょっとメモ代わりに、タスクアプリを探しているだけの人には敷居が高いです。

では、MLOは誰に最適か?

やるべきことが膨大にあるビジネスパーソン向けです。テキストベースのタスク管理&リマインダーソフトウェアとしてはこの上なく使いやすく、「覚えておかないといけないこと」が激減するため脳を「いまここ」にフル回転で集中させられます。

GTDツールとしてのポテンシャル

MLOは新規ファイル作成の際に「GTD」テンプレートがあるぐらい、GTD思想を理解した構造をしています。実際、GTDとして使うのにもバッチリ合致します。GTD本家本元のデビッド・アレンのNozbeに比べても申し訳ないですが雲泥の差があります。

MLOはタスク管理を超えてプロジェクトや人生そのものもマネジメントできるポテンシャルがあるソフトウェアです。既存ソフトでは抱えきれない大きな目標をお持ちなら、ぜひ。

https://www.mylifeorganized.net/

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