上級者向け、ほぼ最強のタスク管理システムMyLifeOrganized

 上級者向け、ほぼ最強のタスク管理システムMyLifeOrganized

10種類以上のタスク管理システムを乗り換えてきたが、現時点で最強だと思っているのが『MyLifeOrganized(マイライフオーガナイズド、以下「MLO」)』。

デビッドアレンのGTDを読んでからさまざまなツールを試してきた。

Nozbe、Toodledo、Todoist、Wrike、GoogleTASK、ReaderTasks、Evernote、Onenote、それから紙の手帳。ほぼ日、フランクリンプランナー、セパレートダイアリー、普通のノート、自作のリフィル+システム手帳、Plotterなど。

どのツールも一長一短でもちろんMLOも完璧ではないが、今のところ最も長く使い続けているので振り返りながらシェアしてみる。

これ↓はWindows版のMLO。画面は小サイズにしてみた。

MyLifeOrganized ウインドウズ版

エクスプローラと似ていて、左にメニュー・中央にタスクリスト、右にプロパティ。

初心者向けではないとは思う。機能が多く覚えるのに時間がかかり、有料のソフトでもあり、日本語の解説サイトが無く学習コストが高いからだ。

しかし、こんな人にとってはマッチする可能性が高いはず。

  • 膨大なタスクを効率よく処理したい
  • 手にぴったりなじむように細かいところまで使い勝手を高めたい
  • クラウドにしかデータが無いのは不安だ
  • プロジェクトの進捗を細かく管理したい
  • タスクの属性を細かく管理したい

つまり本腰を入れて使い倒したいタスク管理の玄人に最適なシステムと言える。

MLOの大きな特徴

視認性・一覧性が高い

アウトラインですべてのタスク、プロジェクトを一覧できる。ワークスペースというタブ切り替え式の機能あってレイアウトを保持したまま別のプロジェクト間を行き来することも可能。

テキストフォントやカラー、行の背景まで細かくカスタムできるうえ表示項目もほぼすべて自由に決められることも視認性の高さに一役買っている(後述)。

タスクやプロジェクトを細かく管理できる

プロジェクトには、タスクを内包させることができる。完了したタスク数によって進捗をパーセンテージで表示したり、プロジェクト自体のステータス、緊急度と重要性、ゴールやタスクのフォルダ化などのプロパティを設定することも。

重要性、緊急性、スター、フラッグ、コンテクスト、繰り返しやレビューなどタスクに付与できる属性は多岐にわたる。

データの安全性が高い

MLOを使い始めて3年目に突入したが、クラッシュや消失は一度もない。仮にネット接続が遮断されてもローカルデータなので影響はない。復旧したら同期が始まって全デバイスが最新データになる。ちなみにWifi同期もできる。

他にも繰り返しタスクの設定が細かく、見落とさないように通知が来るなど、秘書のようにも使える。

データはローカル、同期はクラウド経由もしくはWifi

操作性がよくノンストレス

データはローカルで持ち、都度ネットにアクセスする必要がないので動作が非常に速い。クリックと同時に画面が切り替わり、タスクの一覧も一瞬で表示される。

検索も高速で、6000ほどアクティブなタスクがあったときもデータ検索は1秒かからなかった。

「アーカイブ」という仕組みが搭載されており、一定以上昔の完了済みタスクはシステムから取り除かれるようにもできる。

つまり何年使おうが動作が重くなる心配がほとんど無い。

カスタマイズ性が非常に高い

主に画面表示関連のカスタム項目が豊富。テーマで一括変更したり、文字サイズ、カラー、フォント、背景、アンダーバーと色など、好きなようにカスタムできる。

デフォルトのテーマはこれ。

デフォルトテーマ

アクアテーマに変えると一覧画面の背景と文字色が変更された。

アクアテーマ

ここからさらにテーマをエディットできる。フォントとアイコン、タスクのフォーマット、ツリー表示のフォーマット、日付カラーなど。

フォント関連のカスタム画面

その他多数

このほかにも機能が多々あり、正直言って使いこなせていない。

コミュニティも活発でメールサポートの返信も早く、ユーザーの意見を聞こうとする姿勢が見られる。

 

MLOが完璧だとは言えない理由

冒頭で書いた通り、MLOも完璧ではない。その理由をいくつか。

ファイルの扱いが苦手

最大の弱点がこれ。MLOにはファイルを添付できない。レビュー機能を使ってグラフィカルにリマインドしたいのだが今のところは難しい。

MARKDOWNでWEB上やローカルの画像パスを保持できるが、Androidスマホでパスが変わり見られない。一応クラウドドライブへのパスを保存するなり試しては見たが実用性には乏しかった。

日本語情報が少ない

日本語の情報が少ないソフトなので、情報収集はほぼ英語。(タスク名やノートには日本語が使えるので問題は無い)

有料版しかない

スマホ版にはFree版が用意されているが、MLOを活用するには有料版が必須。

メモ代わり程度のタスクアプリを探している人には敷居が高いソフトと言える。

 

MLOは玄人向けである

MyLifeOrganizedはやるべきことが膨大にあるビジネスパーソン向け。テキストベースのタスク管理&リマインダーソフトウェアとしてはこの上なく使いやすく、「覚えておかないといけないこと」が激減する。

GTDにも最適

MLOは新規ファイル作成の際にGTDテンプレートがあるぐらいGTD思想を理解した構造をしている。

実際GTDとして使うのにも最適だと思う。デビッドアレンのNozbeが最初からこのレベルだったらと思わずにはいられない。

 

既存ソフトでは抱えきれない量のタスクを抱えているなら、ぜひどうぞ。

https://www.mylifeorganized.net/

QG50112989

たまにアウトプット中。SNSはほぼ放置。誤字脱字・お問い合せがあればこちらからサイト説明

2 Comments

  • 管理者様、

    よくまとまった内容で参考になります。
    私もかれこれ10年ほどMLOを利用しております。

    時々、色々なタスクソフトなどを試しますが
    結局MLOに戻ってきます。

    現在は、デスクトップProfessional Editionと
    iPhone版の利用をしております。

    仕事と生活面のタスクや目標管理に使っています。
    いいですよねこのソフトよくできています。

    日本語版が無いのが残念です。
    以前、日本語版にするとボランティアで連絡をした
    ことがありましたが、この件は進展しませんでした。

    今後も様々な情報共有に期待します。

    • こんなところにお仲間がいらっしゃった!
      しかもローカライズに挙手されているとはすばらしい行動力。

      私はWindowsとAndroidの有料版を使ってます。
      MLOはiOS/Androidで出来ることがいろいろ違って興味深いですね。
      いつかiphoneにしたらAppleWatchも、、と興味があるので
      今後ともどうぞよろしく!

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