ClickUpの自動化機能Automationの概要とメリット・デメリット・使用法

ClickUpのAutimationとは

Automationは、ClickUpで行うユーザーの操作を自動化する機能。いつ、どのような操作を行うかを指定できる。「いつ」がトリガーで「どのような」がアクション。これらを詳細に設定できる。

一度指定した動作は以降何もせずとも繰り返し行われるようになる。

IFTTTやZapierなど外部ツールとの違い

外部ツールは広く浅く

IFTTT、Zapier、Automate.iomMicrosoftのPowerAutomateなどは、さまざまなWEBサービス間で連携を設定できるサービス。

たとえばGmailで〇〇したら、Evernoteに保存する、といったように。これらはあくまでもAPIを利用して異なるサービスの連携をするツールであって、そのサービス内部でのワークフローを自動化するものではない。

ClickUpのAutomationは広く深く

それに対してClickUpのAutomation機能は、ClickUp内部の操作を自動化できるいう点で上記サービスと異なっている。

また、IFTTTなどと同様にWEBサービス間の連携をする機能も含まれており、機能の範囲が広い。つまり、ClickUpのAutomationは「Zapierなどの類似サービス+ClickUp内部の自動化ツール」であるといえる。

ClickUp内の挙動を細かく指定し自動化する

ClickUpのAutomationは、システム自体に内包されている。そのため、かなり深い操作までできる。

たとえば、作成したタスクの担当者を自動設定するといった簡単なものから、カスタムフィールドのステータスがAからBになった時にウォッチャー(監視者)に上司のアカウントを設定しつつ担当者にメールを送って緊急のフラグを立てる、といった複雑なものまで可能。

また、IFTTTのように外部サービス間の連携もカバーしていて、ClickUpである操作を行ったときに別のWEBサービスで特定の動作をする、といったことも行える。

上記で記載したが、IFFTTTなどのサービスは基本的にWEBツールとWEBツールの間を取り持つ自動化サービス。内容はあくまでも簡単なやり取りのみに限られる。タスク管理ソフトを例にとると、タスクの期限が過ぎたらGmailを送信する、といったものやSlackからタスクを作成する、など。そのサービスから離れずに別のサービスの操作を行ったり通知を受け取ったりというものが主な使い道になる。できることもさほど多くなく、必要なユーザーが多いであろう基本的なアクションに限られる。タスクを作成、完了、アップデートした、などがタスク管理ソフトの一般的なトリガーだ。

ClickUpのAutomationの場合は軽く100を超えるトリガーの数がある。書ききれないほど多くの種類があるので、想定できるトリガーはほぼどのようなことでもフックにしてアクションに繋げることが出来る。

価格メリット

ClickUpでは、このAutomation機能の使用回数が無料プランであっても最初から1000回使える。(最近のアップデートで10→1000に増加した)

プランが上がると使用回数が増え、無制限プランでは1000回ビジネスプランでは10000回エンタープライズでは10万回のAutomationを基本料の範囲内で使うことができる。

Automation回数が少なくなれば追加購入も可能。価格はZapierを大いに意識しているようで、数十パーセントほど割安な値段設定がされている。

Automationの作成と管理

Automationは、スペース・フォルダ・リストの各階層に対して設定し、その階層以下で操作を行うと自動化が発動する。たとえばあるリストに対して操作を行うと、スペースに設定したAutomationが動作するといった具合に。

Automation設定画面を開く

Automationは各階層の右側にあるAutomationアイコンの横に現在の自動化設定数が表示される。上記は設定数ゼロの状態。

このアイコンをクリックして+Add automationボタンを押すと設定画面が開き、Browse、Manage、Usageの3つのタブが表示される。

Brouseタブで出来る事

Brouseタブでは、Automationの作成が行える。トリガーとアクションを決め、OKボタンで作成。ノーコーディングツールなのでコードを書く必要はない。

Manageタブで出来る事

Manageタブでは作成済みのAutomationの管理が行える。

編集で内容を変えたり、スイッチをOFFにして一時的にAutomationを停止したり。

Usageタブで出来る事

Usageでは現在のAutomation実行数と最大回数が分かる。上は最大数の1000に対して0回しか使用していない状態。また、ここから追加のAutomationを購入することもできる。

Automationは使わない理由が無い

AutomationはClickUpに備わっている自動化機能で、繰り返し行う動作を自動化して作業時間をゼロにしたり、忘れずに実行して人的ミスをなくすことができる有用な機能。

無料プランでも月あたり1000回使うことができ、使っても使わなくても毎月1日にリセットされるので、使わないと時間の無駄を放置するのと同じにことになる。

特に複雑な操作を必要としていないユーザーだったとしても、タスクのAssigneeを自分のアカウントにするといったシンプルな処理は必要なはず。

Automationにデメリットがあるとすれば、学習コストが若干かかるといったことぐらいしかない。多少の慣れは必要だがまったく難しくは無いので使用しない理由が無く、独自のワークフローを組み上げれば、ClickUpで処理する時間を短縮し他のツールで行っている作業すら減らすことができる。

ClickUpのAutomationは多機能なのですべてを把握できていないが、今後もどんどん自動化を進めていきたい。

参考URL

公式サイトの参考ページや動画など。

概要 https://docs.clickup.com/en/articles/3904901-automations

Blog ワークフローの自動化 https://clickup.com/blog/automate-workflows/

トリガー https://docs.clickup.com/en/articles/3904925-automation-triggers

機能リクエスト(canny) https://clickup.canny.io/feature-requests/p/automation-workflows

ウェビナー

ユーザーのブログ

https://howno.page/entry/clickup-4414266/

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