ASANA（アサナ）ガイド基礎編 – タスクを共有し、仲間と一緒に取り組む
このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana（アサナ・アーサナ）」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ（英語）からどうぞ。
https://asana.com/guide/get-started/try/work-together
ひとりで行うタスク管理、みんなで行うタスク管理
Asanaは、複数人のチームで使うのに適したタスク管理システムです。
ですがもちろん一人で使うこともできます。
一人で行うシンプルなタスク管理
タスク管理システムを使ったことがある人ならおわかりだと思いますが、タスク管理の基本は・・・
- やることをタスクとして登録する
- やり終えたらチェックを入れて完了する
これだけのことです。たったこれだけのことで、やるべきことを忘れないで済みます。
もう少し便利に使うには、そのタスクに締め切り日を入れてその日に通知させたり、タスクにもう少し詳しい説明を入れたりします。多くのタスクがあるなら、タスクをカテゴリ分け・タグ付けし分類できるとさらに使いやすくなります。
複数人でのタスク管理
複数人でタスク管理をするソフトウェアには、この基本にプラスして複数人向けの機能があります。
たとえば
- タスクを担当する人を設定出来る。
- そのタスクにコメントをつけられる。
- タスクが自分以外の人によって変更されたら、通知される。
などです。これらの機能によって、多くのタスクを複数人で共有していても混乱せずに済みます。
Asanaで行う複数人のタスク管理の始め方
Asanaは複数人での使用を前提として設計されています。コラボレーション機能の数と質が非常に充実しているので、あたかもタスク1つを、掲示板の１スレッドのように使って、ディスカッションしながら共同作業を前に進めることさえできます。
単なる「タスクの共有」を超えた使い方ができるということです。
もしあなたがAsanaに慣れていないなら、最初は次の順序で行ってみてください。
タスクを作るところから始めて、皆でスムーズに使うところまでカバーしています。
タスクを作る、取り消す
タスクを作るにはオレンジの+ボタンを押し、[Task]を選択します。
もしくは今あるタスクにカーソルが入っている状態でENTERキーを押すと、そのタスクの下にタスクが作成されます。
文字変換を決定したつもりで新しいタスクを作ってしまうこともよくありますが、そんなときはBackspaceキーを押すとタスクの作成を取り消し（削除）できます。
タスクを削除するには
- タスク名を入力していない状態→Backspaceキー
- タスク名がある状態→Tab+Backspaceキー
タスクに締め切りを設定する
タスクのタイトルをクリックして右側にタスク詳細画面を表示させます。
上のほうにある「Due Date」をクリックし、カレンダーから日付を選びます。
Due dateはタスクを完了させる日＝期日という意味で使われています。
Asanaの無料版は、残念ながら「タスクの開始日」という概念はありません。
ただしAsana用ガントチャートアプリのinstaganttを併用すれば、ガントチャート上でですが開始日～終了日を設定することができます。
https://instagantt.com/
タスクを担当者に割り当てる
共同作業するなら、タスクを責任もって完了させる担当者を決めることは必須です。
Asanaではタスクの担当者は1人と決められています。責任者が2人以上いても責任の所在があいまいになるだけだからです。
Aさんにやってほしいタスクがあるなら、あなたがタスクを作って担当者をAさんとして割り当てることもできます。
タスクの担当者への割り当ては他人が行うことも可能な仕組みになっています。
関係者をタスクのフォローリストに追加する
タスクの担当者は誰か1人だけにしなければなりませんが、そのタスクに関わる人は何人でも設定できます。
タスクの関係者たちは進捗状況を確認したいと思うでしょうし、ディスカッションしたり必要書類を持ち寄ったりすることもありえます。
その人たちをタスクのフォロワーとして設定すれば、タスクが更新されたときに通知がいくので、「聞いてないよ～」と言われることがなくなります。
タスクを作成するときには、誰が情報を知っている必要があるかをきちんと見極める、フォロワーとして追加します。フォロワーはいつでも追加することができます。
タスクにコメントし合う
タスクには、コメントをつけることができます。コメントはそのタスクの中だけでタイムラインのように表示されるため、どのタスクについての意見交換なのか分からなくなることはありません。完了したタスクにもコメントしあうことができます。
コメントにはコメントした人のアイコン・日付も自動的に表示され、コメントした人のアイコンにマウスを乗せるとプロフィールも表示されます。
また、コメントごとにFacebookのような「いいね」を付けられるので、いいアイデアには支持が集まったりもします。
ファイルを添付する
タスクにはファイルを添付することができます。画像、PDF、スプレッドシートなどをドラッグ＆ドロップで添付でき、それが画像ならサムネイルが表示されます。
添付したファイルは、プロジェクトやMytasksの「Files」ビューでまとめてみることができるので、そのプロジェクトに関連したファイルがどこにあるか見失うこともありません。
なお、1つのファイルの容量は、無料プランなら最大100MBです。
タスクに関連性を持たせる
あれをやってからでないと、これができない ということは良くあります。
Asanaでは、タスク同士に依存関係を作ることができます。
たとえば、「タスクA完了後に、タスクBに取り掛かる」といった具合です。
この場合タスクBには「タスクAの完了待ち」であることが表示されます。
