ASANA（アサナ）ガイド中級編 – パワフルな検索と検索結果の保存機能
このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana（アサナ・アーサナ）」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ（英語）からどうぞ。
https://asana.com/guide/team/advanced/advanced-search-reports
Asanaは、他のソフトでよくある機能もあまりない機能もどちらもハイクオリティなレベルで持っています。
個人で使うにしても、チームでプロジェクト管理をするにしてもこれらの機能は大きな助けになってくれます。
Asanaを、業務で使うべき理由
もしあなたの頭の中に業務のほとんどの情報が入っているとしても、それを他者に見せて意味のあるものにするのは大変です。ドキュメント、メール、チャット、議事録など情報ソースは多岐にわたり、意味がある切り口でスライスしないといけないからです。
それに従業員の入社退社、人の入れ替わりは常にあるものですが、その場合でもどこに何の情報がありすぐにアクセスできるでしょうか？
Asanaに情報を集めるとそれら作業が楽になります。簡単なアクセス、ソート、検索が可能です。
Asana内を検索するために常にやっておくべきこと
当然ではありますが、すべての情報をAsanaに集めることです。AsanaガイドにはチームでAsanaを使い始め、習慣化するまでの方法がたくさん載っています。これらを参考にすれば壁にぶつかることはほとんどなくなります。
より簡単に検索できるようにするヒント
- すべてのタスクに明確で説明的な名前を付ける
- 期日、担当者をきっちり割り当てる
- カスタムフィールド（プレミアム機能）を使用して、より情報を整理しやすくする
Asanaでの検索方法
検索するのは簡単です。Asanaの画面上、中央の検索バーに入力するだけです。
検索語を含むタスク、プロジェクト、会話がリスト表示されます。普段つかう検索なら、基本的にはこれだけで十分です。
Asanaの検索は非常に早く、一瞬で検索結果が表示されます。検索文字の入力中でもサジェストしてくれるので検索に関しての使い勝手は非常に優秀です。
検索条件を絞り込みレポートを作るなら、詳細検索が必要です。完了日付や担当者、カスタムフィールド、タスク作成者での絞り込みができます。
普通の検索は無料プランでも使えます。
高度な検索とその保存は有料のプレミアム機能になっています。
高度な検索と検索条件の保存
Asanaでは、検索条件を保存することができ、同じ情報を含んだタスクへのアクセスをショートカットすることができます。
検索条件を作成するには、検索バーの内側をクリックして「Advanced Search」を選択します。検索条件や検索語句を入力できますが、検索語句は無くても構いません。
検索結果を保存するには、ヘッダの星印をクリックします。
するとサイドバーからいつでもアクセスできるようになります。
その検索結果はいつでも最新状態に保たれます。検索結果保存後に該当する新しいタスクが追加されたら、そのタスクも検索結果に含まれます。
Asanaで実行できる高度な検索の例
こんな検索結果を作成すると、より利便性が高まります。
チームメイトごとの作業量の確認
翌週に予定されている各人のタスクを検索し、どの程度余裕があるかを確認します。
フォローアップする必要がありそうな作業
リスクのあるタスク
カスタムフィールドで「優先度」を管理しているなら、今日か明日の優先度が高いタスクを検索することで未達リスクを減らせます。
この四半期に完了した仕事
特定の日付範囲で完了した課題を検索します。マネージャーが管理するためだけではなく、それぞれの作業者が自分の貢献度合いを確認しモチベーションを高める役にも立ちます。
プロジェクトの進捗状況
特定のプロジェクト内にある完了されたタスクを確認することで、進捗を把握できます。
