ClickUpでタスクを一時保存・切り替えて作業を効率化する『タスクトレイ』機能

「人間はマルチタスクに向いていない」という原則と仕様上の制限から、多くのタスク管理ソフトはタスクの同時表示が不得手だ。

ClickUpは同時表示こそできないものの、「Task Tray(タスクトレイ)」機能がありタスクを一時保存しておける。これがかなり便利なので使い方をまとめる。

タスクトレイ機能とは

タスクトレイ機能とは、PCのフォルダやプログラムを最小化するのと同じように、タスクを最小化してトレイに入れておくようなイメージの機能。

最小化したタスクはアプリ下部に進捗ステータスのカラーとともに表示される。

このタスクトレイはClickUpアプリの下部に常に表示されているのでいつでも目に入り、忘れることはない。タスク名をクリックするとトレイから出して元のサイズにでき、すぐ作業に戻ることができる。

公式サイト(英語)

参考までに、タスクトレイについて触れている公式サイトのページは下記の通り

タスクトレイを使うシーン

この機能は、たとえば次のような場面でよく使う。

  • 書きかけのタスクを一時的にしまっておく
  • 確認するタスクをとりあえずすべて俎上にのせる
  • 複数タスク間で情報のやり取りをする
  • 並行して取り組むタスクがある

「お気に入り」に入れるよりもシンプルで素早く、一時的な収納ができるので重宝する。

タスクトレイにタスクを入れる方法

タスクをタスクトレイに入れるにはいくつかの方法が用意されている。

開いたタスク右上の最小化ボタンから行うのが基本。

タスク作成直後のポップアップウインドウからトレイに入れるのも地味ながらよく使う方法。完全に情報を入力できた状態でタスクを作れることはそれほど多くなく、トレイに入れて後から補足事項や参考情報を付加たりすることが多い。

Notifications(通知画面)の一覧から、次々とタスクをトレイに入れることもできる。通知はたいていまとめて確認することになるので、気になるタスクはトレイに入れておくと後で再確認できて便利だ。

検索画面で検索結果一覧からトレイに入れるのも、通知画面からの入力と似たような便利さがある。検索すると複数のタスクがヒットすることが多いので、とりあえずトレイに入れておいて後からまとめて確認できる。

タスクトレイからタスクを出す

作業が終わったタスクはトレイから出しておく。

トレイに入っているタスクは「最小化ボタン」の色が自分で決めたカラーに変化し、緑色の最小化済みボタンが表示される。そこにマウスをマウスを乗せると×ボタンに切り替わるので、クリックでタスクの最小化を解除できる。

もしくは、タスクトレイのタスク右にある×ボタンをクリックしても解除可能。

2021/4/19追記:タスクトレイを最小化する機能が追加されていた。タスクトレイ内タスクが多くなっても一覧性を損なわずに保存できる。

マルチタスクに活用できるその他のClickUp機能

タスクを最小化してタスクトレイに入れる機能は、他の管理ソフトではあまり見ないClickUp特有のもの。作業テーブルにタスクを並べるように、一時的に複数のタスクを手の届くところにおいておくことができる。人によってはその日の作業をすべてトレイに入れておくといった使い方をするかもしれない。

その他にも、ClickUpにはタスクへの導線を強化する機能がいくつもあるので効率化、省力化のために積極的に使っていきたい。

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