『ClickUp』の機能詳細 – タスクのステータス

ここでは、「生産性ソフトウェア『ClickUp』の特徴・利点・優位性」でざっくり触れた内容の一部であるClickUpのタスクの進捗を管理するための機能について紹介する。

タスク管理におけるタスクのステータス

通常のタスク管理ソフトで多いパターンは、チェックボックスによるON/OFFによるもの。

個人的にヘビーに使っていた『MylifeOrganized』もチェックボックスをクリックするとON/OFFが入れ替わるタイプだった。

チェックボックスタイプのメリット

このタイプのタスク管理は誰でもわかるぐらいシンプルなのがメリットで、次々タスクを消化していくのが気持ちいよく、ハイになって生産性があがることもあるという副次効果もある。

チェックボックスタイプのデメリット

ただしON/OFFタイプにはデメリットもあり、基本ON/OFFしか不可能なため細かな進捗が管理できない。進捗を別途記録する必要があり、タスクに取り掛かっている最中なのか、ボールを投げていて相手からの連絡待ちなのか、上司のレビュー待ちなのかなど、現実的にはさまざまあるタスクの状況に対して何ら統一した状態を付与できない。

また、間違えてタスクのチェックをしてしまうとその時点で完了とみなされ、ソフトや設定によっては一瞬で視界から消えるため作業に完全な抜けが出てしまう点も危険なデメリットといえる。

Asanaなどのモダンなソフトだとundo用のウインドウが一定期間ポップアップするものも増えているが、それでも集中力が無いときは操作ミス・確認ミスが起こりうる。

ステータスをカスタマイズする利点

ClickUpでは、このタスクのステータスを自由にカスタムできる。ON/OFF形式にもできるし、進捗を管理することもどちらにでも対応している。

ステータスの属性

また、「進捗」が単なるラベルなのではなく、その進捗が持つ意味を属性として持たせられる点も大きい。具体的には「close」や「compelete」の属性を付与する機能がVer2.65で実装されている。

たとえば、完了させたものの表示させ続けたいたいタスクはcompleteにしておき、非表示でいいタスクはcloseにする。

すると、compelteの場合　表示はされたままだが期限超過のリマインドをされなくなったり、依存関係があるタスクだと関連タスクの作業が開始できるようになるなど実質的に完了扱いになる。

closeはその名の通りタスクの完全な完了を意味し、視界からも消える。

ステータスの数・色・名称

ステータスのカスタム範囲もこれだけではなく、ステータスの数もラベルの色も名称も自由に変えられる。好きなだけ進捗状況のステップを作れ、明快なカラーを割り当てられ、日本語をステータス名にしてわかりやすくできる。

そのうえ基本的なステップ用テンプレートもあり、自分で作成したステータスをテンプレートとして新規登録することもできる。

ステータス設定の省力化

ClickUpのステータスは、階層構造によって上書きしていく仕様になっている。うまく階層を作っていけば、ステータスを無駄なく継承して省力化につながる。

上位階層のものを引き継ぐようになっているので、スペースに設定したステータスはフォルダに引継ぎ、フォルダはリストへ。下位階層でステータスを設定していればそちらが優先される。このようにステータスを割り当てる作業の無駄がない

ステータスを作成するには

スペースを作成するときはステータスを作る画面を挟む。このステップで作成する。

フォルダやリストだと作成時にステータスをカスタムできる。もしくは後からも修正できる。そのうえリストごとに変更することも可能

ステータスの切り替え/チェックを行うには

実際にタスクをチェックするには、このようなアクションをする。

詳細からは3種類の操作が可能

タスクの詳細画面では、ステータスを切り替えることと一気にcloseにもっていくことのどちらもできる。1ステップずつ進めたいときは切替、onoffで良いときはcloseで。

一覧からはステータスの切り替えのみ

タスクの一覧画面からだとステータスの切替しか使えない。これによって意図しない完了チェックを防ぐことが出来ている。ちなみにマルチタスク操作で複数のタスクを選択するなら、一気に変更できる。

タスクのステータス管理によってすべてのタスクを正確な状況にキープでき、個別に状況を確認する時間や手間を減らすことができる。そのうえステータスの作成や管理の手間暇は最小限で済むように設計されている。

ClickUpの中でもこのカスタムステータス機能は最高で、これだけのために乗り換える価値がある。

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