ClickUpの通知の仕様 – 発生トリガーと通知チャネル・設定方法

ClickUpの通知とは

ある変化が起きた時、ユーザーはその変化をとらえて適切に行動していく必要がある。その変化をメールやウインドウなどの接点でユーザーに知らせるのが通知と言われる機能。

ClickUpはタスク管理アプリという位置づけ上、毎日のように何らかの変化が大量に発生する。また、それら変化に対してアクションが必要になることも多い。

そのためClickUpには高機能な通知設定がある。通知の頻度やチャネルのコントロール、各通知に対してアクションしたかどうかのチェック機能などだ。

通知が行われるトリガー

アクションにかかわる通知

下記ようなアクションが起こった時、トリガーとしてClickUpが検知して通知が行われる。

  • コメント:コメントが自分に割り当てられたとき、コメントが解決されたとき など
  • タスク:タスクのウォッチャーとして設定されたとき、繰り返しタスクが生成されたとき など
  • 期日:タスクの期日が変更されたとき、タスクが超過したとき など
  • スプリント:スプリントポイントが追加されたとき、変更されたとき
  • リスト:コメントや説明文でメンションされたとき、優先度が変更されたとき など
  • チャット:新しいコメントがついたとき、チャットにリアクションされたとき など
  • リマインダー:生成されたとき
  • シェア:タスク・リスト・フォルダがシェアされたとき
  • ドキュメント:ページでメンションされたとき

上記は通知が発生するトリガーのごく一部に過ぎない。各トリガーに対して細かな設定が行える。通知トリガーの全容は、プロフィールアバター>Notificationsで一覧できる。

通知ごとにチャネルを決める、細かな通知設定

スケジュールによる通知

スケジュールが設定されているタスクやリマインダがあれば、いくつかのタイミングで知らせてくれる。

  • リマインダー前の通知
  • 延滞リマインダーの通知
  • 開始前の開始日通知

通知の仕様その他

その他の通知の設定としては、以下のようなものがある

  • 通知はワークスペースごと
  • 通知はグループ化されている
  • 通知にはスマート機能がある
  • 通知はユーザーごとの設定
  • 通知時間の選択

通知はワークスペースごとに設定することになる。クライアントごとにワークスペースを分けた運用をしているなら、各クライアントとの業務内容合わせた頻度やチャネルで通知を受け取るようにできる。

通知のグループ化は、受け取るユーザーが過負荷にならないようにとの配慮によるもの。たとえば「いいね」「作成タスク」「自分に割り当てタスク」「ステータス変更」「カスタムフィールド変更」などでグルーピングし、リスト化されて1度の通知ですべての変更に目を通せるようになっている。

通知には、スマート機能がある。これもグルーピングと同じように過負荷にならないように配慮するもの。たとえば、アプリで通知があったら、メール送信はしない、など。

通知を知る方法

ユーザーが通知があったこと知る方法はいくつか用意されている。

  • 画面のベルアイコンの通知
  • ブラウザ版で別タブを表示している場合はが表示
  • 別ワークスペースにいる場合はワークスペースアイコンに青いドット
  • Slack(統合していれば)

同一ワークスペースであれば左メニューのベルアイコンで通知の有無がわかるようになっている。別のワークスペースであればそのワークスペースの上に通知の有無が表示され、ブラウザ版でタブ分けしている場合でもタブに通知があることが表示される。

通知内容を知る方法

ClickUp内チャネル

通知の内容はClickUpが行う下記のチャネルを通して把握できる。

  • E-Mail
  • モバイルプッシュ通知
  • WEBアプリプッシュ通知
  • ブラウザ通知

統合されたアプリで通知を受け取る

ClickUpは統合機能も豊富だが、代表的なのはSlack。連携すると下記のようなトリガーで通知を受け取れる

  • タスクが作成された
  • アサインされた
  • ステータスが変更された
  • アタッチメント新規
  • 新しいコメントがあった

通知に対してとれるアクション

ユーザーは、これら通知を受け取った時に「クリア」して見た/解決したとすることができる。適切にクリアしていくと、まだアクションしていない通知が分かり見落としがなくなる。

特に重要ではない通知ばかりであれば、表示中の通知を一括でクリアすることも可能。

誤ってクリアしてしまっても未クリア状態に戻すこともできるようになっている。

通知の設定方法

通知を設定する場所

通知は、通知の専用画面から行う。この画面を表示する方法は今のところ3種類ある

  • 左サイドバーのベル記号をクリック
  • 通知画面右のギアアイコンをクリック
  • プロフィールアバタ>Notificationsをクリック

また、今後はWebhookと統合が予定されているらしい。

ClickUpの通知について所感

通知は、必要な頻度・分量にコントロールしないと慣れて見逃し、無意味なものになる。ClickUpの通知はコントロールが細かくできるので、多くもなく少なくもない通知にしておくのがよい

参考情報

通知に関してClickUp公式の情報はこちら。

Blog 通知の設定 

https://docs.clickup.com/en/articles/845659-notification-settings

アプリの通知

https://docs.clickup.com/en/articles/873389-notifications

Slsackの通知

https://docs.clickup.com/en/articles/857553-slack-notifications

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