ASANA(アサナ)ガイド中級編 – Asanaを使うにあたっての共通ルールを決める

このページでは、チームコラボレーション型プロジェクト管理ツール「Asana(アサナ・アーサナ)」のガイドページをざっくり解説しています。正確な情報は asana.com の下記ページ(英語)からどうぞ。

https://asana.com/guide/team/onboard/team-conventions

Asanaの利用ルールを決める

実社会には法律という共通ルールがあります。何でも自由にできる、というのはこの共通ルールの上で行われれてこそ他者に価値を生み出すことができます。

また、やり方を明確に決めてそれに従い規律を持って働くことに喜びを感じる人もいます。キックオフミーティングでチームを参加させたタイミングでみんなにルールを周知しましょう。

どんなルールを作ればいいかわからないなら、このようなものがオススメです。

あくまでも一つの例なので、組織に合うように調整してください。

タスクについてのルール

タスクの作成について

タスクを作成したら、必ず担当を誰かに割り当てておく。

命名について

行動を促すタスク名にする。例えば「ブログ投稿」ではなくて「〇〇というタイトルのブログを書く」といった具合です。

良いタスクを作る

実行につながる良いタスクにするために、様々な情報を付加しておきます。

関連するタスク、プロジェクト、誰かに通知する@mention、ファイルの添付、期日やフォロワーなど。

タスクの更新について

タスクは、完了したときにチェックするだけではなく頻繁に更新することをオススメします。タスクを進めることを期待しているチームメンバーへの報告の意味もあります。

  • いいねボタンでタスクを確認したことをしらせる
  • 質問があればタスクにコメントする
  • どの程度進めたかタスクにコメントする
  • 期限を変更した場合には理由をコメントする
  • 自分でやる余裕がなければ@mentionで誰か出来るか聞いてみる

などです。プレミアムならカスタムフィールドを使ってさらに細かくタスクの進捗を管理することもできます。

サブタスクの利用法

サブタスクはタスクをさらに細分化するものです。ただ、あまりにも多すぎるとプロジェクト全体の俯瞰性を損ないます。

テンプレートタスクの命名

何度も行うプロジェクトならテンプレート化しておくと時短になります。テンプレートであることが一目でわかる名前、たとえば「~テンプレート」などと検索で見つけやすくなります。

プロジェクトについてのルール

プロジェクトの作成について

タスク同様、誰でもプロジェクトを作成できます。プロジェクトを作るのは誰かをあらかじめ決めたり、毎週月曜日を新しいプロジェクトを作る日と決めておいて、それまではディスカッション用プロジェクトで相談をするルールにするとプロジェクトの乱立を防げます。

良いプロジェクトを作る

  • リスト表示か、ボード表示かを決める
  • プロジェクト名をわかりやすくする
  • 命名規則を一定にする(締切日-プロジェクト名-部署名 など)
  • プロジェクトの目的を入力する
  • セクションを使って適切にタスクを区切ってフェーズ分けする
  • カスタムフィールドを使う
  • カスタムテンプレートで繰り返し作業を共通化する

プロジェクトを管理する

プロジェクトは、作成した人がプロジェクトオーナーになります。あとからも変更可能。プロジェクト管理に関してのルール例にはこのようなものがあります。

  • いつ、プロジェクトの整理と毎週のステータス更新を投稿するか
  • タスク担当者と期日が適正かを確認する日時

タスクが期限内に終わらなさそうなら、担当者をフォローしてあげてください。

ステータス更新について

プロジェクトオーナーが、プロジェクトの進捗を更新する義務を負う、というのがAsanaの基本ルールです。

Asanaから毎週プロジェクトオーナーにリマインダーが来て、ステータスの更新を促すようになっています。

電子メールについてのルール

ディスカッションを使うとき

Asanaでは、電子メールではなくすべてConversations機能を使ってコミュニケーションすることを進めています。

プロジェクトやタスクについてのやりとりはAsanaで完結することを目指し、電子メールは補助的に使いましょう。

電子メール通知を使う

電子メールは、Asanaの通知を受け取るためにのみ使うのがオススメです。

もしチームのメンバーが電子メール通知がなくても毎日Asanaで進捗を確認する習慣ができれば、電子メールは不要です。通知OFFにしましょう。

習慣化に取り組む

チームの人々がAsanaを無理なく恐れず使えるようにするために、サポートしましょう。

このようなことが効果的です。

  • 練習用のプロジェクトを作って自由に使ってもらう
  • 有益なやりとりがなされたプロジェクトは保存する

新しい人がチームに入ってくる時には、過去に行われたやりとりを参照できるようにするとスムーズにAsanaに慣れてもらうことができます。

いついいねするのか、どのようなコメントが行き交うのか、他の人々がどのようにAsana使っているのかを知ることは、参加のハードルを下げ、モチベーションと連帯感を上げます。

 

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