ClickUpのDocs(ドキュメント)を公開もしくはプライベート化する方法と設定

ClickUpのDocsとは

ClickUpではOneNoteやEvernoteもしくはNotionのようなドキュメント管理を行うこともできる。ドキュメント(以下Docs)は不特定多数に公開することも、ユーザーを指定して公開することも、だれにも公開せず自分だけで利用することも可能と柔軟性が高い運用ができる。

ここではDocsの共有について調べたことをまとめる。

参考URL(すべて英語)

ClickUp本社が提供している原文を見たい場合は下記のページが参考になる。

Docsの公開・共有パターンは3+2の合計5つ

Docsの共有設定をする画面では下記のようなメニューが表示される。

上の3つは、ClickUp内でどのユーザーにアクセスを許可するかの共有方法。

  • Private(プライベートにする)
  • Shared(特定のユーザーで共有する)
  • Share with location(階層のアクセス権を継承する)

下の2つは、一般に公開するときに使用する共有方法。

  • WEBページとして公開する
  • WEBページに埋め込む

それぞれ説明する

Private

Privateは自分しか閲覧や編集ができないようにする。自分専用のDocsに出来るので使い勝手がよく、個人的な覚書や記録に重宝する。有料版のみで使える。

Shared

指定したユーザーのみが閲覧や編集できるようにする。これも有料版のみで使える機能。

Share with location

ClickUpのスペース、フォルダ、リストいずれかの階層に紐づける。Docsにアクセスできるのはその階層へのアクセス権を持った人と同じになる。Access with everyone in〇〇で階層を指定する。この共有方法は無料プランでも使える。

無料プラン利用中に自分だけしかアクセスできないDocsを作るには、自分だけがアクセスできる階層を作ってそれに紐づけるしかない。

WEBページとして、全世界に公開する。サイトの更新履歴やお知らせなど誰に知られてもよいDocsのみしかPublick Linkにしてはいけない。プルダウンでAllow search engines accessを選ぶと、Googleなどの検索エンジンにインデックスされて検索対象になる。Onli those with the link can accessだと、検索エンジンに「インデックスしないでほしい」とリクエストするので基本的にこのリンクを知っている人だけがアクセスできるようになる。

ただしアドレスを直接指定されるとだれでもアクセスできるうえ、すべての検索エンジンがこのリクエストを守るとは限らないので過信は禁物。

Embed Code

すでにあるWEBサイトのページに埋め込んで使うためのコードを発行する。WEBページの一部分だけをClickUpのDocsにしたいときに使う。

Autosize HeightをONにするとDocsの高さを自動的に変えてくれる埋め込み方法となる。

ClickUpのDocs共有方法まとめ

ClickUpでは、作成したドキュメントであるDocsを柔軟に公開設定することができる。

無料プランだとClickUp内部でアクセスコントロールしようとしても、階層に紐づく公開設定しかできないのでアクセス権を踏まえた階層構造にしておく必要がある。

有料プランだとどのDocsでもプライベートに指定できるので、他人に見られたくないDocsがあるなら有料プランにアップグレードしてプライベート化するのが安全確実となる

また、有料プランだとDocsをDocsホーム画面に作成できる(無料プランはいずれかの階層に紐づくDocsのみ)。ホームだとデフォルトで非公開になるため、より直感的で安全にアクセス権の運用を行える。

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